解放軍文職招聘考試 第二章 管理信息系統(tǒng)的概念-解放軍文職人員招聘-軍隊文職考試-紅師教育
發(fā)布時間：2017-05-22 20:07:58第二章 管理信息系統(tǒng)的概念學習目的和要求：通過本章節(jié)的學習，要求學生了解管理信息的含義及基本特性，理解系統(tǒng)的概念，并能夠以系統(tǒng)的觀點來分析企業(yè)的信息系統(tǒng)；理解管理信息系統(tǒng)的概念、發(fā)展和類型，掌握MIS的各種結構形式，以及其在現代化管理中的具體應用；熟悉企業(yè)作業(yè)、戰(zhàn)術、戰(zhàn)略三級信息系統(tǒng)應用環(huán)境及其基本內容。2.1 管理信息的定義和性質管理是指導工作、組織資源以達到組織目標的過程。管理的主要職能是計劃、組織、領導和控制。管理的第一個職能計劃決定組織應該做什么，包括評估組織的資源和環(huán)境條件，建立一系列組織目標。而一旦確立了組織目標，管理者必須采取相應的戰(zhàn)術實現這些目標，并建立監(jiān)督運行結果的決策制定過程。管理的第二個職能是組織，組織是決策目標如何實現的一種技巧，這種決策適合的組織結構并訓練專業(yè)人員、組建通訊網絡。在上例中，辦公設備代理公司的管理者必須組織好它的資源以實現公司的目標。計算機部門也許會配備銷售人員、技術支持代理、培訓小組和系統(tǒng)分析員，從而支持市場策略的推行。在這一新的計劃中，管理者必須建立起與客戶、制造商、銷售人員和技術專家之間的溝通渠道。領導是管理的第三個職能，包括管理者為實現組織目標對員工的指導和激勵。辦公設備代理公司的管理者可能要制定一項計劃來公司的銷售人員，組織員工們努力工作，保持良好的士氣。第四個管理職能是控制，它幫助管理者確認組織的運行是否正常。管理者也許會建立并使用一套指標體系，來評估公司員工的活動。信息系統(tǒng)也能提供如何利用資金、物料達到經營目標的反饋數據。在銷售統(tǒng)計報告中，計劃費用與實際費用的比較為管理者提供了控制組織資源所用的信息。除了擔負計劃、組織、領導和控制等基本管理職能外，管理者同是也負責確保組織適應內外環(huán)境的變化。當有新的競爭者意外地進入了市場或某位關鍵的管理者突然退出公司時，辦公設備代理公司的管理者必須研究選擇可行的解決方案。管理信息是反映與控制管理活動的經過加工的數據，是管理上一項極為重要的資源。對工廠來說，管理信息就好像人體的血液，通過循環(huán)把必要的傳達到必要的地方。一方面是物質流的表現和描述，另一方面又是用于掌握、指揮和控制社會和企業(yè)生產過程的軟資源。信息流的巨大數量和復雜的高度組織，是生產社會化程度的重要標志和重要組織部分。2.1.1 管理信息的定義從經濟學角度來看，信息就是根據條件概率原則有效地改變概率的任何觀察結構結果。也就是說先驗概率決定了所有的事件，然而某一事件則是通過描述與個人福利相關的變量，以及規(guī)定可能觀察范圍的變量來測定。從而信息的理論定義可以近似地表述為：信息就是傳遞中的知識差。也就是說在同一傳遞過程中，如果任意給出一個知識度S0，只要能夠確定另外一個知識度Sx，那么，當Sx－S0=△S 0，且｛△S｝｛Sx｝時，△S對于S0是信息，Sx是S0的信息源，S0是Sx的信息用戶；當S0－Sx=△S 0，且｛△S ｝｛S0｝時，△S 對于Sx是信息，S0是Sx的信息源，Sx是S0的信息用戶；當|Sx－S0|=△S，且滿足lim△S=0時，Sx對于S0，或S0對于Sx，都不能發(fā)生信息或成為信息源。通俗來講，也就是指數據資料中含信息量的多少是由消除對事物認識的不確定程度來決定的。在獲得數據資料之前，人們對某一事物的認識不清，存在著不確定性，獲得數據資料以后，就有可能消除這種不確定性，而這種所消除的人們認識上不確定性的大小，就是數據資料中所含信息量的大小。信息內容消除人們認識的不確定程度大，則發(fā)出的信息量就大；消除的不確定程度小，則發(fā)出的信息量就小。如果事先就確切地知道消息的內容，那么消息中所包含的信息量就等于零。例如，張三到一個10000人的學校去找李寧，這時在張三的頭腦中，李寧所處的可能性空間是該學校的1000人。當有人告訴他： 李寧是會計學院的 ，而會計學院有1000人，那么，他獲得的信息為1000/10000=1/10，也就是可能性空間縮小到原來的1/10。一般情況下，我們并不直接有1/10來表示信息量，而用1/10的負對數來表示，即－log1/10=log10。如果再有人告訴張三，說李寧是2002級會計1班的學生，那么他獲得了第二個信息。譬如2002級會計1班共有50人，則第二個信息的確定性又縮小到原來的1000/10000 50/1000＝50/10000。顯然：只要可能性范圍縮小了，獲得的信息量總是正的；如果可能性范圍沒有變化，－log1=0，獲得的信息量就是零；如果可能性范圍擴大了，信息量變?yōu)樨撝?，人們對這事件的認識變得更模糊了。信息量的單位叫比特（bit）。一比特的信息量是指含有兩個獨立均等概率狀態(tài)的事件所具有的不確定性能被全部消除所需要的信息。在這種單位制度下，信息量的公式可寫成：這里Xi代表第i個狀態(tài)（總共有n個狀態(tài)），P(Xi)代表出現第i個狀態(tài)的概率，H(X)就是用以消除這個系統(tǒng)不確定性所需的信息量。例如，硬幣下落可能有正反兩種狀態(tài)，出現這兩種狀態(tài)的概率都是1/2，即P(Xi)=0.5。這時，值得注意的是，計算信息量的這一公式恰好與熱力學第二定律中熵的公式相一致。從分子運動論的觀點來看，在沒有外界干預條件下，一個系統(tǒng)總是自發(fā)地從有序到無序的方向發(fā)展，在這過程中，系統(tǒng)的熵的變化總是增加的。因此，熵是系統(tǒng)的無序狀態(tài)的量度，即系統(tǒng)的不確定性的量度，但信息量和熵所反映的系統(tǒng)運動過程和方向相反。系統(tǒng)的信息量的增加總是表明不確定性的減少，有序化程度的增加，從而信息在系統(tǒng)的運動過程中可以看做是負熵。信息量愈大，則負熵愈大，而熵值越小，反映該系統(tǒng)的無序程度越小，有序化程度越高。信息量表述了系統(tǒng)的有序化過程，由此還可以給出更廣泛的信息定義：信息是任何一個系統(tǒng)的組織性、復雜性的度量，是有序化程度的標志。2.1.2 管理信息的生命周期信息從它的生成、收集、加工、儲存、使用、維護直到失效退出的過程稱為信息的生命周期。信息的生命周期中的幾個主要階段是信息的生成與收集、傳輸、加工、儲存、使用和維護。1.信息的生成與收集生成的信息分兩類：一類是原始信息，由于原始信息是分散化的信息，所以原始信息的生成是分散生成的；另一類是通過信息的積累或其他方式，將信息進行加工處理后生成新的信息。信息收集過程也是信息獲取的過程，在信息收集過程中主要是確定信息需求、 確定信息源和確定收集信息的方法。在進行信息收集時，首先要進行信息識別，即確定信息需求。信息的識別可以由決策者識別，決策者是信息的使用者，他們最清楚系統(tǒng)的目標、所要解決的主要問題和為了解決這些問題所需要的信息。從而可以采用與決策者交談，或者由決策者填寫調查表等方式來確定信息需求。也可以由系統(tǒng)分析與設計人員識別，這些人員最清楚系統(tǒng)的設計細節(jié)，他們的任務是根據用戶的要求，從系統(tǒng)整體的角度來確定信息需求。在不同的組織活動層次，需要不同的決策信息，系統(tǒng)分析與設計人員要將這些不同組織活動層次的信息需求進行詳細的識別和綜合。在實際確定信息需求的過程中，必須將由決策者識別和由系統(tǒng)分析與設計人員識別這兩種方法相結合。信息收集的方法主要有集中化收集、有目的的專項收集和隨機積累法等。集中化收集有明確的收集目標，有固定的收集程序、內容、路徑和方式。例如，國家的人口統(tǒng)計、經濟指標的統(tǒng)計等，企業(yè)的各種定期報表等，都是采用集中化收集的方法。有目的的專項收集是針對組織的某一方面決策收集信息的方法，如針對企業(yè)戰(zhàn)略制定所收集的本行業(yè)中各企業(yè)的利潤、成本等指標或數據。隨機積累法是由專人或專門的機構隨時將與企業(yè)經營有關的信息進行分類和記錄，以供企業(yè)各類人員查詢使用。2.信息的傳輸企業(yè)中部分信息流是通過信息傳輸形成的。信息的傳輸受信息系統(tǒng)的規(guī)模、時空分布約束、所采用的信息傳輸技術與設備等因素的影響。信息傳輸的模式一般采用香農模型。3.信息加工信息并不等于數據，數據經過加工后，通過人們的解釋用于決策活動中才成為信息。一次信息是由現場直接采集的信息，一次信息可以變換為數據并按照存儲規(guī)則進行存儲，也可以按照加工規(guī)則進行加工，按照解釋規(guī)則進行解釋后成為二次信息并用于決策，還可以直接按照解釋規(guī)則進行解釋后用于決策。二次信息是文件或數據庫中存貯的數據經過加工、解釋后形成的決策信息。二次信息是與所描述的實體在時空上已經分離的信息。信息加工的許多。從加工本身的角度可以分為數值處理和非數值處理兩類。數值處理主要是數學運算處理，包括算術與代數運算、數理統(tǒng)計中的各種統(tǒng)計量的計算與檢驗、運籌學中的各種優(yōu)化算法以及模型等。非數值處理包括數據的輸入輸出處理、文字處理、排序、歸并、邏輯推理和判斷等。4.信息存儲信息存儲是根據確定信息需求，將有用的信息保存起來以備將來使用。信息存儲主要解決的問題是確定存儲信息的種類，以及確定信息存儲的時間、存儲方式、存儲介質與設備。5.信息的維護信息的維護是保持信息處于合用狀態(tài)所進行的所有活動，其主要目的是保證信息的準確可靠性、及時性和安全保密性。6.信息使用信息使用包括技術和實現信息價值轉換兩個方面。技術方面主要解決的問題是如何快速及時、高質量地向信息用戶提供信息服務。實現信息價值轉化是分配目的，信息使用的深度大體可分提高效率分階段、及時轉化階段和尋找機會階段。提高效率階段對應于信息系統(tǒng)的數據處理分階段，其主要目的是提高信息處理，如將手工作業(yè)進行機械化或自動化處理，達到省人、省時的效果。及時轉化階段已經認識到信息的價值只有通過轉化才能實現，因為信息的壽命有限，所以信息必須及時轉化。在實際經營中，許多企業(yè)獲得對企業(yè)經營有重大影響的戰(zhàn)略信息后，不能及時轉化，失去了企業(yè)發(fā)展的良好機遇。在這個階段信息主要用于管理控制。尋找機會階段對于信息商品化階段，信息產業(yè)的發(fā)展給現代經濟系統(tǒng)的運行帶來了深刻的變化，信息商品化使得信息成為易于存取和流通的商品，使之不被某些組織局部占用。此時，企業(yè)可以利用先進的技術得到充分的信息，較充分的信息可以提高了企業(yè)經營決策的準確性，缺乏及時的信息可能失去企業(yè)發(fā)展的有利時機。2.2 管理信息系統(tǒng)的概念20世紀60年代，美國經營管理協(xié)會及其事業(yè)部第一次提出了建立管理信息系統(tǒng)的設想，企圖在企業(yè)內建立一個全面管理的信息系統(tǒng)。但當時由于硬、軟件水平的限制和開發(fā)方法的落后，并沒有取得明顯效果。70年代后，隨著科學技術特別是計算機等信息技術的迅速發(fā)展，以及經濟管理模型得到一定的實際應用，管理信息系統(tǒng)得到了較大發(fā)展，并逐漸發(fā)展成一門新科學。2.2.1 系統(tǒng)的概念如果你是一個學生，早晨起來你到水房去洗漱，使用的是供水系統(tǒng)；到食堂就餐，接觸到的是食堂系統(tǒng)；它們又都是學校后勤系統(tǒng)中的子系統(tǒng)。除此之外還有教學系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等。系統(tǒng)這一術語被廣泛地使用著，如人體中的血液循環(huán)系統(tǒng)、神經系統(tǒng)；城市交通系統(tǒng)、供電系統(tǒng)等等。系統(tǒng)是一個為達到特定功能或目標而相互作用的組成部分或實體的集合。系統(tǒng)由系統(tǒng)邊界、輸入和輸出、輸入到輸出的轉換方法、系統(tǒng)接口等組成，它也是由相互關聯而又各自獨立的子系統(tǒng)組成的。例如教室系統(tǒng)中的課堂環(huán)境的組成包括教師、學生、課本和設備，所有成份相互影響都是為達到學習的目標，如圖2-1所示。圖2-1 教室系統(tǒng)關于系統(tǒng)的含義，我們可以從以下三個方面理解：1.系統(tǒng)是由若干部分（要素）組成的：這些要素可能是一些個體、元件、零件，也可能本身就是一個系統(tǒng)（稱為子系統(tǒng)）。銷售、生產、財務、人事、后勤等元素組成了企業(yè)管理系統(tǒng)。而這些元素本身又都是一個系統(tǒng)，如財務管理子系統(tǒng)中包含資金、出納、成本等部分。另外，企業(yè)管理系統(tǒng)本身又是企業(yè)的一個子系統(tǒng)，這就說明系統(tǒng)和子系統(tǒng)是相對的。2.系統(tǒng)具有一定的結構：所謂結構是指系統(tǒng)的各要素之間相對穩(wěn)定地保持某種秩序，是系統(tǒng)組成各要素間相互聯系、相互作用的內在方式。例如，鐘表系統(tǒng)是由齒輪、發(fā)條、指針等零部件按一定方式裝配而成的，把它們隨意堆放在一起是不能構成鐘表的。企業(yè)系統(tǒng)中的人、財、物等各資源必須按照某種秩序協(xié)調動作，才能保證生產活動的正常進行。結構是系統(tǒng)之間相互區(qū)別的一個重要標志，即使系統(tǒng)的構成要素完全相同，但其組合方式存在區(qū)別，那么它們也會呈現出不同的特征和屬性。比如，擁有同樣數量的工人、設備等資源條件的企業(yè)，會因人員結構、設備布置等分工協(xié)作方式的不同，呈現出不同的生產和競爭能力。3.系統(tǒng)有一定的功能：要實現某一目的，就需要一定的功能。功能是指系統(tǒng)在存在和運動中所表現的功效、作用和能力。從某種意義上講，功能是系統(tǒng)存在的社會理由。在自然界和社會中，某一系統(tǒng)之所以能存在，或更準確地說，能夠被允許存在，是因為他表現出某種功能，對自然界或社會的其他系統(tǒng)發(fā)揮著某種作用?？梢哉J為，沒有功能的系統(tǒng)是不存在的。如呼吸系統(tǒng)的功能是進行體內外的氣體交換；管理信息系統(tǒng)的功能是進行信息收集、傳遞、儲存、加工、維護和使用，輔助管理和決策，幫助企業(yè)實現目標。雖然系統(tǒng)的定義形形色色，但都隱含了這三個方面的含義。根據系統(tǒng)的含義可歸納得出系統(tǒng)應具有：集合性、相關性、層次性、整體性、目的性和環(huán)境適應性等特征。① 集合性 指任何一個系統(tǒng)至少要由兩個以上相互區(qū)別的要素組合而成。② 相關性 系統(tǒng)的各要素之間是相互作用而又相互聯系的。③ 層次性 系統(tǒng)可以分解成具有一定層次結構的子系統(tǒng)。這也是系統(tǒng)空間結構的特定形式。④ 整體性 任何一個系統(tǒng)若要達到目標，不能僅僅考慮各個子系統(tǒng)，而應該同時注意到各子系統(tǒng)間的相互聯系，注意到整個系統(tǒng)與其所處的環(huán)境之間的相互關系，注意到整個系統(tǒng)的整體目標。⑤ 目的性 系統(tǒng)具有某種目的，為達到既定的目的，必須具有一定的功能，這正是系統(tǒng)之間區(qū)別的標志之一。系統(tǒng)的目的一般由具體的目標來體現，而較復雜的系統(tǒng)都是多目標的系統(tǒng)。⑥ 環(huán)境適應性 系統(tǒng)都是處于一定的環(huán)境之中的，它需要不斷地與環(huán)境交互，故應具有環(huán)境的適應性。不能適應外部環(huán)境變化的系統(tǒng)是沒有生命力的。從一般系統(tǒng)概念到系統(tǒng)工程，其實質就是用系統(tǒng)的方法來分析和解決問題。要正確的認識、分析一個系統(tǒng)，必須運用系統(tǒng)的方法，這種方法包括的基本觀點有：樹立系統(tǒng)的整體觀、系統(tǒng)是可分層的、系統(tǒng)是動態(tài)發(fā)展的。整體觀點是系統(tǒng)的出發(fā)點，它是把系統(tǒng)對象作為一個合乎規(guī)律的由各個部分組成的有機整體來研究。系統(tǒng)的基本特征表明，單獨研究其中某一部分都不能揭示出系統(tǒng)的規(guī)律性，各組成部分的孤立特征和局部活動的總和，也不能反映整體的特征和活動方式。因此，整體的觀點要求我們首先把系統(tǒng)對象當作整體看待，從整體出發(fā)，從整體與部分的關系出發(fā)，研究和揭示系統(tǒng)的特征和活動規(guī)律。而不是先把系統(tǒng)對象分割成許多簡單的部分，分別加以考慮后再把它們機械的疊加起來。系統(tǒng)是可分層的，即系統(tǒng)是可分解的。對于復雜的系統(tǒng)對象，由于我們認識水平的限制，往往很難一下子迅速、全面地掌握系統(tǒng)全貌。利用系統(tǒng)的層次性，可將系統(tǒng)由高到低，由表及里，由粗至細地進行分析。如企業(yè)管理系統(tǒng)是一個多元、多級的復雜系統(tǒng)。在這個系統(tǒng)中，管理可分為若干層次，不同管理層次有著不同的職責和任務。系統(tǒng)是動態(tài)、發(fā)展的。隨著時間的變化，系統(tǒng)不斷地從外界環(huán)境輸入物質、能量和信息，同時也不斷地向外界輸出物質、能量和信息，而系統(tǒng)自身的狀態(tài)也按一定的規(guī)律發(fā)展變化，從一種狀態(tài)變?yōu)榱硪环N狀態(tài)。系統(tǒng)為了生存和發(fā)展的需要，依據客觀現實與自身條件，需不斷地調整自己。在信息系統(tǒng)建設中，系統(tǒng)的觀點是進行信息系統(tǒng)開發(fā)的基礎。它揭示出在一定目標下系統(tǒng)的開發(fā)首先必須從整個系統(tǒng)出發(fā)，追求整體最優(yōu)而不是局部最優(yōu)，然后將整個系統(tǒng)由上到下，由表及里地分解，分析系統(tǒng)每個部分所應完成的功能，搞清楚系統(tǒng)各個組成部門之間以及與環(huán)境間的關系，同時還應考慮系統(tǒng)的發(fā)展變化，為將來系統(tǒng)的發(fā)展留有接口。2.2.2 信息系統(tǒng)的概念所謂信息系統(tǒng)，是一個對信息進行采集、處理、存儲、管理、檢索，必要時并能向有關人員提供有用信息的系統(tǒng)。它是由人、硬件、軟件和數據資源組成的人機系統(tǒng)，目的是及時、正確地收集、加工、存儲、傳遞和提供信息，實現組織中各項活動的管理、調節(jié)和控制。信息系統(tǒng)由許多部分所組成，這些部分相互作用以達到提供信息的目的。其構成如圖2-2所示。圖2-2 信息系統(tǒng)的構成系統(tǒng)資源是信息系統(tǒng)的基礎，其中硬件部分包括支持信息處理、通信處理的計算機裝置和其他計算機有關的設備。操作系統(tǒng)、數據庫管理系統(tǒng)、程序語言、網絡軟件、通用工具等屬系統(tǒng)軟件。信息系統(tǒng)應用軟件由支持特定管理功能的程序構成。系統(tǒng)管理是保證信息系統(tǒng)正常運行的重要條件之一，它由一系列的有關規(guī)章制度、組織機構、人員管理、系統(tǒng)規(guī)劃、人工處理、相應設計文件等組成。信息系統(tǒng)本身也是一個系統(tǒng)，它具有系統(tǒng)的一般特征，其整體表現在信息系統(tǒng)是一個組織的內部的神經系統(tǒng)，具有整體效應；目的性在于提供各種管理所需的信息；信息系統(tǒng)是可以分解的，通常把一個組織的信息系統(tǒng)分解成若干子系統(tǒng)，而各個子系統(tǒng)又可以分為若干個模塊，為了需要，每個功能模塊又可以分成若干子功能模塊，表現了信息系統(tǒng)的層次性；整個信息系統(tǒng)內部各部分（子系統(tǒng)）之間又存在著各種形式的聯系。信息系統(tǒng)除了具有系統(tǒng)的一般特征外，還具有自身的一些特點，在信息系統(tǒng)的開發(fā)建設中，不僅涉及到計算機的軟硬件技術、通訊技術、數學、運籌學、控制論、信息等方面的學科知識，還涉及到社會科學領域中的有關政治、經濟、管理、法律、組織行為學、人際關系學等許多方面。計算機在管理中應用的發(fā)展與計算機技術、通訊技術和管理科學的發(fā)展緊密相關。雖然，信息系統(tǒng)和信息處理在人類文明開始就已存在，但直到電子計算機問世、信息技術的飛躍以及現代社會對信息需求的增長，才迅速發(fā)展起來。信息系統(tǒng)經歷了由單機到網絡、由低級到高級、由電子數據處理到管理信息系統(tǒng)、再到決策支持系統(tǒng)，由數據處理到智能處理的過程。1.電子數據處理系統(tǒng)：20世紀50年代中期至20世紀70年代初期。電子數據處理系統(tǒng)(Electronic Data Processing Systems，EDPS)的特點是數據處理的計算機化，目的是提高數據處理的效率。從發(fā)展階段來看，它可分為單項數據處理和綜合數據處理兩個階段。單項數據處理階段是電子數據處理的初級階段，主要是用計算機部分地代替手工勞動，進行一些簡單的單項數據處理工作，如工資計算、統(tǒng)計產量等。隨著計算機技術的發(fā)展，進入綜合數據處理階段后，各類信息報告系統(tǒng)應運而生，其特點是按事先規(guī)定要求提供各種狀態(tài)報告，如生產狀態(tài)報告、服務狀態(tài)報告、研究狀態(tài)報告等。2.管理信息系統(tǒng)：20世紀60年代至20世紀70年代。隨著數據庫技術、網絡技術和科學管理方法的發(fā)展，計算機在管理上的應用日益廣泛，管理信息系統(tǒng)逐漸成熟起來。管理信息系統(tǒng)(Management Information Systems，MIS)的最大特點是高度集中，能將組織中的數據和信息集中起來，進行快速處理，統(tǒng)一使用。有一個中心數據庫和計算機網絡系統(tǒng)是MIS的重要標志。MIS的處理方式是在數據庫和網絡基礎上的分布式處理。隨著計算機網絡和通訊技術的發(fā)展，不僅能把組織內部的各級管理聯結起來，而且能夠克服地理界限，把分散在不同地區(qū)的計算機網互聯，形成跨地區(qū)的各種業(yè)務信息系統(tǒng)和管理信息系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)的另一特點是能夠充分利用定量化的科學管理方法，通過預測、計劃優(yōu)化、管理、調節(jié)和控制等手段來支持決策。3.決策支持系統(tǒng)：20世紀70年代至20世紀80年代。由于MIS能夠提供大量報告，但這些信息并非經理決策所需，使得大部分被丟進廢紙堆。決策支持系統(tǒng)(Decision Support Systems，DSS)不同于傳統(tǒng)的管理信息系統(tǒng)，它是在人和計算機交互的過程中幫助決策者探索可能的方案，為管理者提供決策所需的信息。由于支持決策是MIS的一項重要內容，DSS無疑是MIS的重要組成部分；同時DSS以MIS管理的信息為基礎，是MIS功能上的延伸。從這個意義上，可以認為DSS是MIS發(fā)展的新階段，而DSS是數據庫處理與經濟管理數學模型的優(yōu)化計算結合起來，具有管理、輔助決策和預測功能的管理信息系統(tǒng)。EDPS、MIS和DSS各自代表了信息發(fā)展過程中的某一階段，且至今它們仍各自不斷地發(fā)展著，而且是相互交叉的關系。EDPS是面向業(yè)務的信息系統(tǒng)，MIS是面向管理的信息系統(tǒng)，DSS則是面向決策的信息系統(tǒng)。同時，隨著信息技術和管理科學技術的不斷發(fā)展，新的信息系統(tǒng)不斷涌現，特別是應用于管理領域的信息系統(tǒng)，如專家系統(tǒng)（Expert Systems，ES）、電子數據交換（Electronic Data Interchange，EDI）、企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)（Enterprises Resource Planning，ERP）等等。2.2.3 管理信息系統(tǒng)的概念Water. T. Kennevan在1970年提出了管理信息系統(tǒng)的概念并給出了管理信息系統(tǒng)的初始定義：管理信息系統(tǒng)是以口頭或書面的形式，在合適的時間向經理、職員以及外界人員提供過去的、現在的、將來的有關企業(yè)內部及其環(huán)境的信息，以幫助他們進行決策。1985年，明尼蘇達大學卡爾森管理學院教授Gordon B.Davis給出了較完整的管理信息系統(tǒng)定義：管理信息系統(tǒng)是一個利用計算機硬件、軟件、手工作業(yè)步驟和分析、計劃、控制、決策模型以及數據庫的集成的用戶－機器系統(tǒng)，它能夠向企業(yè)或組織提供信息以支持其運行、管理以及決策支持功能。20世紀80年代初，中國學者在《中國企業(yè)管理百科全書》中給出了管理信息系統(tǒng)的定義：管理信息系統(tǒng)是由人、計算機等組成的能進行信息的收集、傳遞、儲存、加工、維護和使用的系統(tǒng)；管理信息系統(tǒng)能實測企業(yè)的各種運行情況，利用過去的數據預測未來，從企業(yè)全局出發(fā)輔助企業(yè)進行決策，利用信息控制企業(yè)的行為，幫助企業(yè)實現其規(guī)劃目標。管理信息系統(tǒng)是一門多學科交叉的科學，基本學科主要包括管理科學、系統(tǒng)科學、運籌學、統(tǒng)計學、社會學、心理學、政策科學、計算機技術、通信技術。從一個交叉學科的角度，管理信息系統(tǒng)的三要素為系統(tǒng)的觀點、數學的方法、計算機應用。管理信息系統(tǒng)具有以下特征：1.面向管理決策：管理信息系統(tǒng)是繼管理學的思想方法、管理與決策的行為理論之后的一個重要發(fā)展，它是一個為管理決策服務的信息系統(tǒng)，它必須能夠根據管理的需要，及時提供所需要的信息，幫助決策者做出決策。2.綜合性：從廣義上說，管理信息系統(tǒng)是一個對組織進行全面管理的綜合系統(tǒng)。一個組織在建設管理信息系統(tǒng)時，可根據需要逐步應用個別領域的子系統(tǒng)，然后進行綜合，最終達到應用管理信息系統(tǒng)進行綜合管理的目標，管理信息系統(tǒng)綜合的意義在于產生更高層次的管理信息，為管理決策服務。3.人機系統(tǒng)：管理信息系統(tǒng)的目的在于輔助決策，而決策只能由人來做，因而管理信息系統(tǒng)必然是一個人機結合的系統(tǒng)。在管理信息系統(tǒng)中，各級管理人員既是系統(tǒng)的使用者，又是系統(tǒng)的組成部分，因而，在管理信息系統(tǒng)開發(fā)過程中，要根據這一特點，正確界定人和計算機在系統(tǒng)中的地位和作用，充分發(fā)揮人和計算機各自的長處，使系統(tǒng)整體性能達到最優(yōu)。4.現代管理方法和手段相結合的系統(tǒng)：人們在管理信息系統(tǒng)應用的實踐中發(fā)現，只簡單地采用計算機技術提高處理速度，而不采用先進的管理方法，管理信息系統(tǒng)的應用僅僅是用計算機系統(tǒng)仿真原手工管理系統(tǒng)，充其量只是減輕了管理人員的勞動，其作用的發(fā)揮十分有限。管理信息系統(tǒng)要發(fā)揮其在管理中的作用，就必須與先進的管理手段和方法結合起來，在開發(fā)管理信息系統(tǒng)時，要融進現代化的管理思想和方法。2.3 管理信息系統(tǒng)的結構管理信息系統(tǒng)的結構是指管理信息系統(tǒng)的組成及其各組成部分的相互關系。由于可以從不同的角度理解管理信息系統(tǒng)的各組成部分，所以就形成了不同的管理信息系統(tǒng)的結構。2.3.1 管理信息系統(tǒng)的組成從概念上看，管理信息系統(tǒng)由四大部分組成，即信息源、信息處理器、信息用戶和信息管理者，如圖2-3所示。信息源是信息的產生地，包括組織內部和外界環(huán)境的信息，這些信息通過信息處理器的傳輸、加工、存儲，為各類管理人員即信息用戶提供信息服務，而整個的信息處理活動由信息管理者進行管理和控制，信息管理者與信息用戶一道依據管理決策的需求收集信息，并負責進行數據的組織與管理、信息的加工、傳輸等一系列信息系統(tǒng)的分析、設計與實現，同時在信息系統(tǒng)的正式運行過程中負責系統(tǒng)的運行與協(xié)調。圖2-3 管理信息系統(tǒng)的組成由此可見，信息用戶是目標用戶，信息系統(tǒng)的一切設計和實現都要圍繞信息用戶的需求而做；另一方面，信息管理者由于深諳信息系統(tǒng)的開發(fā)規(guī)律，則起到了一個明確需求、協(xié)調資源和分配資源的角色，顯而易見，信息管理者的角色很重要。現在許多國內外的企業(yè)和組織都設立首席信息主管（Chief Information Officer，CIO）一職，既反映了企業(yè)對信息資源的重視，也反映了企業(yè)家開始重視信息系統(tǒng)的開發(fā)規(guī)律和運行規(guī)律。根據處理的內容及決策的層次來看，可以把管理信息系統(tǒng)看成一個金字塔式的結構，如圖2-4所示。圖2-4 管理信息系統(tǒng)的金字塔結構由于一般的組織管理均是分層次的，例如分為戰(zhàn)略計劃、管理控制、運行控制三層，為它們的信息處理與決策支持也相應分為三層，并且還有最基本的業(yè)務處理（打字、算賬、制表等）。這樣信息系統(tǒng)也就可以分為銷售與市場、生產、財務與會計、人事及其他等。一般來說，下層的系統(tǒng)處理量大，上層的處理量小，所以就組成了縱橫交織的金字塔結構。管理信息系統(tǒng)的結構又可以用子系統(tǒng)及它們之間的聯接來描述，所以又有管理信息系統(tǒng)的縱向綜合、橫向綜合以及縱橫綜合的概念。2.3.2 管理信息系統(tǒng)的結構管理信息系統(tǒng)是企業(yè)信息系統(tǒng)的核心，它貫穿于企業(yè)管理的全過程，同時又覆蓋了管理業(yè)務的各個層面，因而其結構也必然是一個包含各種子系統(tǒng)的廣泛結構。1.管理信息系統(tǒng)的功能結構管理信息系統(tǒng)的功能結構描述了管理信息系統(tǒng)的功能組成以及各子功能之間的聯系。從信息技術的角度來看，信息系統(tǒng)無非是信息的輸入、處理和輸出等功能。因此，管理信息系統(tǒng)的功能結構從技術上看可以表示成如圖2-5的形式。所以，在開發(fā)信息系統(tǒng)時必須考慮這些具體的功能實現。有時還必須考慮細節(jié)，如信息的檢索有指定檢索和模糊檢索；信息的統(tǒng)計有時要考慮按常規(guī)時間段（如月、季）統(tǒng)計，有時還要考慮按非常規(guī)時間段統(tǒng)計，如上月13號到本月13號的統(tǒng)計等；信息的存儲既要考慮實時存儲，又要考慮定期轉存；信息的增加有時還要考慮讓系統(tǒng)自動記錄增加的時間點，以便對系統(tǒng)的操作進行追蹤等等。圖2-5 技術角度看管理信息系統(tǒng)功能結構從信息用戶的角度來看，信息系統(tǒng)應該支持整個組織在不同層次上的各種功能。各種功能之間又有各種信息聯系，構成一個有機的整體及系統(tǒng)的業(yè)務功能結構。例如，一個企業(yè)的內部管理系統(tǒng)可以是如圖2-6所示的結構。企業(yè)的信息系統(tǒng)劃分為7個子系統(tǒng)，除了完成各自的特定功能外，這7個子系統(tǒng)又有著大量的信息交換關系，其子系統(tǒng)之間的主要數據交換關系構成子系統(tǒng)之間的信息流，使得企業(yè)中的各類信息得到充分的共享，從而為企業(yè)的生產活動和管理、決策活動提供支持。圖2-6 業(yè)務角度看管理信息系統(tǒng)的功能結構通過管理信息系統(tǒng)的功能結構，我們可以知道，信息系統(tǒng)的實現不是一朝一夕的事情，必須經過長期的努力才能得以實現。因此，在信息系統(tǒng)的建設過程中必須首先進行總體規(guī)劃，劃分出子系統(tǒng)，規(guī)劃出各子系統(tǒng)的功能及其相互之間的聯系，然后逐步予以實現，其中特別要重視子系統(tǒng)之間的聯系。只有這樣才能實現信息的共享，發(fā)揮信息是資源的重要作用。2.基于組織職能的管理信息系統(tǒng)結構一個組織是通過組織結構設計從而進行組織職能的劃分。由于設計出的組織結構并不是惟一的，所以組織職能的劃分也不是惟一的。對于組織內部的每一個職能部門，都有各自的信息需求，因此都需要為它設計一個信息系統(tǒng)。這就意味著可以按照需要使用信息的組織職能來建立管理信息系統(tǒng)，根據組織職能來劃分管理信息系統(tǒng)的子系統(tǒng)?；诮M織職能的管理信息系統(tǒng)結構是以組織的職能和組織活動層次矩陣描述的。某一企業(yè)的組織的職能和組織活動層次矩陣如圖2-7所示。在圖中，每一列代表一種組織管理職能，每一行代表一個組織活動層次，行列交叉表示組織的一種管理職能在四種組織活動層次的信息處理需求，每一組織活動層次包括了所有的組織管理職能。(1)市場銷售子系統(tǒng)：市場銷售功能通常包括產品的銷售和推銷以及售后服務的全部活動。其中業(yè)務處理有銷售定單、推銷定單的處理。作業(yè)控制活動包括雇傭和培訓銷售人員、編制銷售計劃和推銷工作的各項目，以及按區(qū)域、產品、顧客的銷售量定期分析。管理控制涉及到總的成果與市場計劃的比較，它要用到有關客戶、競爭者、競爭產品和銷售力量等方面的數據。在戰(zhàn)略管理方面包括新市場的開拓和新市場的戰(zhàn)略，它使用的信息有顧客分析、競爭者分析、顧客調查信息、收入預測和技術預測等。圖2-7 管理信息系統(tǒng)的職能結構(2)生產子系統(tǒng)：生產子系統(tǒng)的功能包括產品的設計與制造、生產設備計劃、作業(yè)的調度與運行、生產工人的錄用與培訓、質量控制與檢驗等。生產子系統(tǒng)中，典型的業(yè)務處理是生產指令、裝配單、成品單、廢品單和工時單等的處理。作業(yè)控制要求把實際進度和計劃比較，找出瓶頸環(huán)節(jié)。管理控制需要概括性報告，反映進度計劃、單位成本、所用工時等項目在整個計劃中的績效變動情況；戰(zhàn)略管理包括制造方法及各種自動化方案的選擇。(3)后勤子系統(tǒng)：后勤子系統(tǒng)包括采購、收貨、庫存控制、發(fā)放等管理活動。業(yè)務處理數據為購貨申請、購貨定單、加工單、收貨報告、庫存票、提貨單等；作業(yè)控制要求把物資供應情況與計劃進行比較，產生庫存水平、采購成本、出庫項目、庫存營業(yè)額等報告。管理控制信息包括計劃庫存與實際庫存的比較、外購項目的成本、缺貨情況及庫存周轉率等。戰(zhàn)略管理主要涉及新的物資供應戰(zhàn)略、對供應商的新政策以及自制與外購的比較分析等，此外，可能還有新的供應方案、新技術等信息。(4)財務會計子系統(tǒng)：財務會計有著不同的目標和工作內容，但它們之間有著密切的聯系。財務的職責是在盡可能低的成本下，保證企業(yè)的資金運轉，包括托收管理、現金管理和資金籌措等。會計則是把財務工作分類、編制財務報表、制定預算及對成本數據的分類與分析。對管理控制報告來說，預算和成本是輸入數據，也就是說，會計是為管理控制各種功能提供輸入信息。與財務有關的業(yè)務處理有賒欠申請、銷售、開單據、收賬憑證、支付憑證、支票、轉賬傳票、分類賬和股份轉讓等。財會作業(yè)使用日報表、例外情況報告、延誤處理記錄、未處理事項報告等。管理控制利用財務資源成本、會計數據處理成本及差錯率等信息。戰(zhàn)略管理包括：保證足夠資金的長期戰(zhàn)略計劃，為減少稅收沖擊的長期稅收會計政策以及對成本會計和預算系統(tǒng)的計劃等。(5)人事子系統(tǒng)：人事子系統(tǒng)包括人員的錄用、培訓、考核記錄、工資和終止聘用等。其業(yè)務處理要產生有關聘用條件、培訓說明、人員的基本情況數據、工資變化、工時、福利及終止聘用通知等內容。作業(yè)控制層要完成聘用、培訓、終止聘用、改變工資和發(fā)放福利等；管理控制主要進行實際情況與計劃比較、產生各種報告和分析結果，用以說明在崗工人的數量、招工費用、技術專長的構成、應付工資、工資分配及是否符合政府就業(yè)政策等。人事戰(zhàn)略管理包括對招工、工資、培訓、福利以及各種策略方案的評價，這些策略將確保企業(yè)能獲得完成戰(zhàn)略目標所需的人力資源。戰(zhàn)略管理還包括對就業(yè)制度、教育情況、地區(qū)工資率的變化及對聘用和留用人員的分析。(6)信息處理子系統(tǒng)：信息處理子系統(tǒng)的作用是保證各職能部門獲得必要的信息資源和信息處理服務。該子系統(tǒng)典型的業(yè)務處理有工作請求、采集數據、改變數據和請求、軟硬件情況的報告以及設計方面的建議。信息處理的作業(yè)控制包括日常任務的調度、差錯率和設備故障信息等。對于新項目的開發(fā)，還需要程序員的工作進展情況和調試時間的安排。管理控制層對計劃情況和實際情況進行比較，如設備費用、程序員的能力、項目開發(fā)的實施計劃等情況的比較。戰(zhàn)略管理層則主要關心功能的組織，如采用集中式還是分散式，信息系統(tǒng)的總體規(guī)劃，硬件和軟件的總體結構等。(7)高層管理子系統(tǒng)：每個組織都有一個最高領導層，如公司總經理和各職能領域的副總經理組成的委員會。高層管理子系統(tǒng)為高層領導服務，它的業(yè)務處理活動主要是信息的查詢和決策的支持，處理的文件常常是信函和備忘錄以及高層領導向各職能部門發(fā)送的指示等。作業(yè)控制層次主要是會議安排、信函管理和會晤記錄文檔。管理控制層次要求各功能子系統(tǒng)執(zhí)行計劃的當前綜合報告情況。最高層的戰(zhàn)略管理活動包括組織的經營方針和必要的資源計劃等，它要求綜合外部和內部的信息。這里的外部信息可能包括：競爭者信息、區(qū)域經濟指數、顧客偏好、提供服務的質量等。3.管理信息系統(tǒng)軟件結構管理信息系統(tǒng)的概念結構是按照對決策的支持、管理活動和組織的職能描述的，將關于這三方面的研究綜合到管理信息系統(tǒng)的結構中，形成一個基本的概念框架。這個概念框架描述了現存的或將管理概念結構。圖2-8描述了某公司管理信息系統(tǒng)軟件結構。圖2-8 管理信息系統(tǒng)的概念結構管理信息系統(tǒng)的軟件結構是反映管理信息系統(tǒng)結構的一般的、本質的特征。從基于組織職能的管理信息系統(tǒng)結構和管理信息系統(tǒng)的概念結構可知，在不同的組織活動層次和不同的職能子系統(tǒng)中所需要的信息、所處理的信息是不同的。管理信息系統(tǒng)是一個集成的系統(tǒng)，這就存在管理信息系統(tǒng)的綜合問題。管理信息系統(tǒng)的綜合包括橫向綜合、縱向綜合、橫向與縱向綜合。橫向綜合，就是把同一層次的各種職能綜合在一起，比如把運行控制層次的人事、工資等子系統(tǒng)可以綜合在一起，使基層的業(yè)務處理一體化。橫向綜合正向著資源綜合的方向發(fā)展，如按人把人員的信息綜合到一個系統(tǒng)，按物料把采購、進貨、庫存控制綜合到一體。縱向綜合，即把不同層次的管理業(yè)務按職能綜合起來。這種綜合溝通了上下級之間的關系，便于決策者掌握情況，進行正確分析。如各部門和總公司的各級財務系統(tǒng)可以綜合起來，構成綜合財務子系統(tǒng)?？v橫綜合，是一個完全一體化的系統(tǒng)，能夠做到信息集中統(tǒng)一，程序橫向共享，各子系統(tǒng)功能無縫集成。4.管理信息系統(tǒng)的硬件結構管理信息系統(tǒng)的硬件結構描述了管理信息系統(tǒng)的硬件系統(tǒng)組成以及各硬件設備之間的相互連接關系。某企業(yè)管理信息系統(tǒng)的硬件結構如圖2-9所示。圖2-9 某企業(yè)管理信息系統(tǒng)的硬件結構2.4 管理信息系統(tǒng)的類型一個組織的管理可以分為高層管理、中層管理和底層管理三個層次。高層管理者是企業(yè)組織的高級執(zhí)行官，其主要作用是確立企業(yè)組織的目標。他們主要負責與外部環(huán)境進行聯系，如同金融機構、政界要員、重要供應商或客戶等溝通。中層管理人員負責分配資源以實現高層管理人員確立的目標，主要通過在其職權范圍內執(zhí)行計劃并監(jiān)督底層管理者來完成。例如，銷售主管通過分配資源-----銷售人員的時間、培訓預算和娛樂預算來取得與頂層管理人員的增長計劃相一致的銷售成果，如果沒有達到這些目標，那么銷售經理就需要對現有促銷活動的規(guī)模和層次進行調查研究，重新進行資源分配。產品研究開發(fā)主管、生產主管、市場研究主管和信息系統(tǒng)主管都是中層管理者。底層管理者負責監(jiān)督日常業(yè)務活動，他們通常監(jiān)督指導譬如記錄訂貨、收取支票、控制存貨和維修設備之類的活動。一旦出現如定價錯誤或日常設備損壞等問題，底層管理者就應出面解決這些問題。為保證企業(yè)正常運轉，在對其負責的業(yè)務活動進行指導時，底層管理者需要質量控制報告、存貨轉交報告等所提供的信息。與管理層次相對應的組織活動分為作業(yè)活動、戰(zhàn)術活動和戰(zhàn)略計劃，管理信息系統(tǒng)則相應地分為企業(yè)作業(yè)級信息系統(tǒng)、企業(yè)戰(zhàn)術信息系統(tǒng)、企業(yè)戰(zhàn)略信息系統(tǒng)。針對我國目前組織中的不同應用，也就是說按照職能又可將管理信息系統(tǒng)分為會計信息系統(tǒng)、財務信息系統(tǒng)、營銷信息系統(tǒng)、生產信息系統(tǒng)、人力資源信息系統(tǒng)等。2.4.1 企業(yè)作業(yè)級信息系統(tǒng)的應用作業(yè)級信息系統(tǒng)產生的描述描述過去活動的事務性數據，具有重復性、描述性、可預測性及客觀性等特點。系統(tǒng)通常有規(guī)律地產生詳細的、高結構化的準確信息，這些信息來自企業(yè)內部信息源。在一定程度上，對必須完成系統(tǒng)工作的員工而言，這些系統(tǒng)工作純粹是單調、乏味的。而信息系統(tǒng)技術在作業(yè)級信息系統(tǒng)中的應用，大大地減少了這種單調性，并給管理者提供了很多有利條件。① 降低成本：信息技術從這質上降低了作業(yè)級信息系統(tǒng)的成本。為確定每一名員工的工時和工酬，大公司需要人工讀入記時卡，累計每天和每周總工作時間，并計算正常工資、加班工資、總工資、應扣款等。多數公司通過應用信息技術，從實質上減少了產生周工資及相關記錄的工作量。實際上，應用到作業(yè)級信息系統(tǒng)的信息技術有助于企業(yè)提高競爭地位，成為同行業(yè)中低成本的帶頭人。② 提高速度：信息技術還極大地提高了企業(yè)作業(yè)級任務的完成速度，從而提高了對顧客和客戶的服務水平。例如，信息技術加速銷售訂單的錄入及處理，允許公司在收到訂單的當天完成貨物裝運。由于庫存數據未更新，向客戶銷售已沒有庫存的產品，會導致訂單撤消并令客戶不滿。貨物一經裝運，就將發(fā)票寄給加速資金流動。③ 提高準確度：從一個記錄往另一個記錄中抄寫數據，如從訂貨單上往銷售發(fā)票中抄錄數據，經常會產生錯誤。手工計算訂貨總量和折扣可能會使客戶發(fā)票中出現錯誤，進而令客戶不高興。按工人開始工作及離開工作的匯報數，實現員工工作時間電算化，在應用上述數據計算總工時、總工資、應扣款和凈工資時，可以減少錯誤。④ 提高服務水平：信息技術的應用，也提高了企業(yè)滿足每一位客戶或顧客對特殊產品和服務要求的能力。計算機系統(tǒng)可以幫助企業(yè)記錄、處理并跟蹤許多細節(jié)信息。利用這些信息，企業(yè)可以在客戶需要的時候，以客戶需要的方式提供客戶需要的產品。信息技術還能幫助企業(yè)跟蹤發(fā)送給顧客的貨物，使企業(yè)能夠掌握顧客貨物的信息，并能盡快地回答顧客的詢問。⑤ 增加輔助決策的數據：作業(yè)級信息系統(tǒng)產生的數據，不僅反映了大多數組織的基本活動，也可作為戰(zhàn)術和戰(zhàn)略信息系統(tǒng)的原始資料。通過比較、推斷及其他方法處理作業(yè)級數據而形成的報告，能夠幫助管理者制定戰(zhàn)術或戰(zhàn)略決策。對那些未建立運行良好的作業(yè)級信息系統(tǒng)的企業(yè)，建立戰(zhàn)術或戰(zhàn)略信息系統(tǒng)是很難的。1.作業(yè)級會計和財務信息系統(tǒng)通常，企業(yè)計算機化的第一個應用就是作業(yè)層的財務會計系統(tǒng)。作業(yè)級財務會計系統(tǒng)通常是面向任務的，著重處理財會業(yè)務，產生重復性的事務信息輸出。這些信息對每個企業(yè)都很重要，包括工資、供貨商的支票、顧客的發(fā)票、采購訂單、庫存報表以及其他常規(guī)表格和報表。企業(yè)作業(yè)級財務信息系統(tǒng)的核心是財會系統(tǒng)。電算化的財會系統(tǒng)是由一系列軟件模塊或子系統(tǒng)組成的，可以單獨使用這些模塊和子系統(tǒng)，也可以將它們集成后使用。財會系統(tǒng)及其集成過程如圖2-10所示。2.作業(yè)級的營銷信息系統(tǒng)所有的組織，包括營利性和非營利性的制造、建筑、金融、教育和服務組織，均有營銷功能。組織中營銷職能的基本目標是滿足顧客的需求和要求。為了達到這個目標，營銷人員從事各種活動，如計劃和研制新產品；廣告、促銷、銷售、保存、分發(fā)貨物和服務；允許客戶賒購，同時進行市場調查。作業(yè)級營銷信息系統(tǒng)包括銷售系統(tǒng)、廣告系統(tǒng)、促銷系統(tǒng)、倉庫系統(tǒng)和價格系統(tǒng)。上述系統(tǒng)收集反映市場運作的數據，處理這些數據，并生成輔助管理者制定決策的市場信息。為了更有效地運行，營銷系統(tǒng)必須與企業(yè)的其他信息系統(tǒng)，如采購系統(tǒng)、生產系統(tǒng)、庫存系統(tǒng)、顧客信譽系統(tǒng)和訂貨輸入系統(tǒng)等協(xié)同工作。圖2-10 集成后的財會系統(tǒng)及其主要部分3.作業(yè)級生產制造信息系統(tǒng)生產制造系統(tǒng)的設計目的是生產產品和提供服務以滿足營銷系統(tǒng)的計劃。生產制造信息系統(tǒng)為生產資源的作業(yè)、分配和計劃提供決策輔助。作業(yè)級生產系統(tǒng)是多種多樣的，包括持續(xù)流動生產、大量生產、批量訂貨生產和項目生產。此外，作業(yè)級生產系統(tǒng)還包括服務性生產和耐用品生產。生產系統(tǒng)的用途是采購原材料和外購件；檢測原材料的質量；分配合適的人力資源、工作空間和設備；安排原材料、人力資源、空間和設備；制造產品和提供服務；檢測產成品和服務；并監(jiān)控各類資源的使用及其成本。4.作業(yè)級人力資源信息系統(tǒng)人力資源部門負責人力資源管理的許多方面，包括招聘、評估、挑選、安置、培訓、工作表現評價、補貼金和救濟金管理、提升、結束、職業(yè)健康和安全、員工服務、服從合法約束、幫助管理者解決人力資源問題、為高層管理者提供戰(zhàn)略計劃信息。作業(yè)層人力資源信息系統(tǒng)為管理者提供輔助企業(yè)進行人力資源管理中常見的、重復性人事決策的數據。有多種作業(yè)層人力資源信息系統(tǒng)，包括輔助管理者跟蹤企業(yè)的職位和員工的系統(tǒng)，指導工作評估的系統(tǒng)，提供可選的或靈活的時間安排表的系統(tǒng)，招聘、安置、培訓、重新分配、開除員工的系統(tǒng)，為職工提供福利及向政府機構提供報告的系統(tǒng)。人力資源信息系統(tǒng)與企業(yè)其他信息系統(tǒng)的集成能促進該系統(tǒng)更有效地運行。2.4.2 企業(yè)戰(zhàn)術信息系統(tǒng)的應用戰(zhàn)術信息系統(tǒng)通過為管理者提供定期總結報告、定期異樣報告、專題報告和其他一些能幫助他們控制他們的職責范圍，為實現組織目標分配他們的資源信息，來支持管理決策。當作業(yè)級信息系統(tǒng)的焦點集中于任務的完成時，戰(zhàn)術信息系統(tǒng)的焦點集中于資源分配；這也就是說，應如何分配你可以得到的資源來實現組織的目標。1.戰(zhàn)術會計和財務信息系統(tǒng)設計眾多支持計算機的戰(zhàn)術層的信息系統(tǒng)，以供管理者進行財務決策是可行的。預算系統(tǒng)、現金管理系統(tǒng)、資本預算系統(tǒng)和投資管理系統(tǒng)都是常見的例子。財務會計系統(tǒng)的計算機化改變了管理者審查賬目信息的方式。大型的信息數據庫以計算機化的形式可供使用，其中的數據比傳統(tǒng)的硬盤拷貝的形式更易查看和操作。于是管理者開始把這些信息作為制定戰(zhàn)術規(guī)劃的資源。轉瞬之間管理者便能夠快速、方便地獲得重要的摘要數據和財務會計的比較數據。這樣，管理者開始把財務會計系統(tǒng)不僅僅看作是一個交易處理系統(tǒng)，一個支票、發(fā)票、財務報表的制造機，它已經成為在戰(zhàn)術決策和長期戰(zhàn)略規(guī)劃中輔助管理的重要數據的倉庫。2.戰(zhàn)術營銷信息系統(tǒng)市場營銷的功能就在于滿足用戶當前以及潛在的需要和要求。營銷主管在實現營銷功能的過程中要進行許多規(guī)劃活動，如圖2-11所示。這些規(guī)劃活動導致了產品、服務、廣告、促銷、價格以及最終提供給公司產品運送方法等諸多因素的綜合。戰(zhàn)術營銷信息系統(tǒng)不同于業(yè)務營銷信息系統(tǒng)。因為除了提供普通的信息之外，它還生成專題報表、建立預期輸出和非預期輸出、生成比較信息和描述性信息、提供細節(jié)性數據和總結性信息，既包括內部信息源也包括外部信息源，既處理主觀數據也處理客觀數據。圖2-11 市場營銷管理的規(guī)劃模型戰(zhàn)術營銷信息系統(tǒng)使用的大量數據是由財務運作信息系統(tǒng)收集的。戰(zhàn)術營銷信息系統(tǒng)通常將業(yè)務層的財務數據與其他數據結合起來，為營銷主管提供戰(zhàn)術決策支持。戰(zhàn)術決策通常是由經理在準備和實施營銷計劃時做出的。通過戰(zhàn)術決策，他們希望達到高層管理部門的銷售目標和利潤目標。例如，有關來年市場焦點的戰(zhàn)術決策將部分源于銷售訂單登記系統(tǒng)的營銷部門銷售歷史記錄。這一信息然后與那些從組織外部資源所收集來的那些相同的營銷部門競爭成功的信息相比較。3.戰(zhàn)術生產信息系統(tǒng)生產系統(tǒng)包括所有為確保產品或服務的生產所必需的活動。為了履行其職能，生產系統(tǒng)必須確定生產地點，規(guī)劃這些場所的布局并制定生產規(guī)劃。生產系統(tǒng)必須要獲取在計劃中所描述的產品和服務所必需的原材料、零部件，并要確定每一類型需要多少工人。接著這個系統(tǒng)必須分配或獲取具備相當技能的工人，確保具有足夠的工作空間和生產設備，并安排進度綜合利用這些資源，僅在標準的時間生產出標準數量的商品用以滿足在營銷系統(tǒng)所預測的市場需求。在生產進行的過程中，該系統(tǒng)還必須監(jiān)督那些資源的使用和支出。生產系統(tǒng)提供的數據對計劃、組織、營運、監(jiān)督、控制和其他管理生產系統(tǒng)十分重要，如圖2-12所示。生產系統(tǒng)在所使用的輸入輸出設備的種類以及系統(tǒng)所主要包含的數據屬性等方面都與其他的信息系統(tǒng)有所不同。例如，生產系統(tǒng)包括機器人裝置、熱傳感器、壓力傳感器以及在鋼絲生產能測量其溫度和粗度的其他過程控制設備。4.戰(zhàn)術人力資源信息系統(tǒng)人力資源信息系統(tǒng)包含了有關組織員工的個人信息，保護這些信息免遭非法和未授權的訪問、使用和分發(fā)，對于涉及到個體來說是極為重要的。未經授權的訪問、使用或分發(fā)可能違背現行法律，并且會使組織承擔嚴重的法律責任。戰(zhàn)術上的人力資源信息系統(tǒng)包括工作分析和設計、吸引新成員、培訓、提拔和人員調整等。圖2-12 生產處理過程和信息系統(tǒng)2.4.3 企業(yè)戰(zhàn)略信息系統(tǒng)的應用與戰(zhàn)術信息系統(tǒng)相比，戰(zhàn)略層信息系統(tǒng)的職能在于目標定位，這些系統(tǒng)是被設計用以支持組織目標和方向的定位。有時，很難將某些信息系統(tǒng)明確地劃分為戰(zhàn)術信息系統(tǒng)還是戰(zhàn)略信息系統(tǒng)。例如，某些市場營銷信息系統(tǒng)，像市場調研系統(tǒng)和競爭對手追蹤信息系統(tǒng)，很明顯既支持戰(zhàn)術規(guī)劃決策又支持戰(zhàn)略規(guī)劃決策，有時將決策劃分為戰(zhàn)術決策還是戰(zhàn)略取決于該決策可能影響組織的時間長短。這也就是說，影響組織1年或少于1年時間的決策通常被視作是戰(zhàn)術的，而影響組織的時間超過1年的通常被視作戰(zhàn)略的。1.戰(zhàn)略財務會計信息系統(tǒng)戰(zhàn)略財務會計信息系統(tǒng)主要包括以下幾種信息：（1）內部生成的財務狀況分析數據，描述組織的狀況。（2）外部生成的有關經濟、人口統(tǒng)計和社會數據，描述組織當前和未來的外部環(huán)境。（3）組織在那些環(huán)境中的未來預測。財務戰(zhàn)略規(guī)劃的兩個主要結果是設定組織的財務目標及組織的發(fā)展方向。前者包括設定投資目標及投資回報目標，后者指對新的投資機會進行決策，并為組織的積累而融資。有關組織當前和未來狀況的電子化信息的一個主要來源是組織自身的財務會計數據庫。有關組織運營所在的當前和未來環(huán)境電子化信息的主要來源是聯機數據庫。聯機數據庫中包含有關經濟、社會、人口、技術和政治的信息。利用這兩種信息為組織規(guī)劃出在可能的前景上預測的技巧。戰(zhàn)略決策的主要目的是通過長期預測來減少重要的組織決策所承擔的風險。2.戰(zhàn)略營銷信息系統(tǒng)要想制定一個全面的營銷計劃，一個組織必須要進行各種戰(zhàn)術和戰(zhàn)略上的規(guī)劃活動，如圖2-11所示。戰(zhàn)略活動可以包括基于用戶共同的特征要求或需求將市場細分成潛在用戶的目標群體，選擇組織希望達到的市場區(qū)域，規(guī)劃產品和服務以滿足用戶的需求，以及預報市場區(qū)域和產品的銷售。3.戰(zhàn)略生產信息系統(tǒng)戰(zhàn)略生產信息系統(tǒng)為高層管理生產決策提供支持，例如，?選擇廠址；?建造工廠的附屬設施；?建設新工廠；?設計和布置生產設施；?選擇用于生產流程的技術；?選擇生產流程的任務----制定垂直集成和外源方面的基本方針。這些重大決策需要大量資本和其他資源長時期的支持，因此就其本質而言是戰(zhàn)略性的決定，很明顯，這些決策不能輕率地做出。4.戰(zhàn)略人力資源信息系統(tǒng)人力資源計劃確保組織有恰當類型和恰當數量的人員在恰當的時間、恰當的地點來實現組織的目標。如圖2-13所示，幾種類型的人力資源計劃在本質上是戰(zhàn)略的，這包括勞動力計劃和勞資談判。圖2-13 人力資源信息系統(tǒng)模型本章小結信息是反映與控制管理活動的經過加工的數據，是管理上一項極為重要的資源。管理信息系統(tǒng)是由人、計算機等組成的能進行信息的收集、傳遞、儲存、加工、維護和使用的系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)由信息源、信息處理器、信息用戶和信息管理者四大部分組織，其結構形式有概念結構、功能結構、軟件結構和硬件結構等。管理信息系統(tǒng)在管理三層次中的應用越來越廣泛，在每一層次都能很好地為財務會計管理、生產管理、營銷管理、人力資源管理等各類管理者提供服務。思考題1．什么是系統(tǒng)？就你所熟悉的一個單位，論證其是一個系統(tǒng)。2．為什么管理者要用系統(tǒng)方法解決問題？并結合一個企業(yè)說明系統(tǒng)的特征。3．管理信息處理主要包括哪些過程？4．系統(tǒng)為什么要分解？在分解過程中應注意哪些問題？5．什么是管理信息系統(tǒng)？他的功能和特點是什么？6．你認為在企業(yè)里實行信息化處理的主要障礙是什么？7．作業(yè)級信息系統(tǒng)的本質是什么？收集和處理何種數據？8．作業(yè)級信息系統(tǒng)對企業(yè)有何用途？9．操作層、戰(zhàn)術層和戰(zhàn)略層規(guī)劃信息系統(tǒng)在定位上有何區(qū)別？
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