解放軍文職招聘考試卷內(nèi)文件或歸檔文件編目-解放軍文職人員招聘-軍隊文職考試-紅師教育
發(fā)布時間：2017-09-01 21:03:52卷內(nèi)文件或歸檔文件編目。編目是指編制歸檔文件目錄或卷內(nèi)文件目錄，編目應做到準確、全面、詳細、深入，以適應檔案管理現(xiàn)代化及計算機檢索的需要。目錄項目包括件號或順序號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)或頁號、備注七項。用紙幅面尺寸采用國際標準A4型 （長297mm寬220mm），我縣統(tǒng)一印制成紅色。各單位應在縣檔案局統(tǒng)一購置，不能用白紙印。填寫歸檔文件目錄項目時．應使用耐久的書寫材料進行填寫，且字跡必須工整，美觀。永久、30年保管的檔案要求用計算機打印目錄，目錄要求一式五份。一份隨同檔案裝入檔案盒，另四份應根據(jù)分類方案作目錄匯編裝訂成冊，以便查找和向檔案館移交之用。卷內(nèi)文件目錄放在卷首，歸檔文件目錄放置在歸檔文件的最前面。填寫卷內(nèi)文件目錄或歸檔文件目錄要求如下：1)卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄的兩個區(qū)別：（1）卷內(nèi)文件目錄第一欄是順序號，歸檔文件目錄第一欄是件號。順序號是卷內(nèi)文書材料依其排列先后填寫的序號， 按照文件的合理排列，要求一份文件對應一條目錄，一條目錄對應一個順序號。單份裝訂的案卷，其卷內(nèi)文書材料的件號應與順序號一致。順序號應用阿拉伯數(shù)字從 1 起依次標注案卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序，第二卷數(shù)字不能相連；件號，即文件的排列順序號，填寫室編件號。原則上一份文件編一個件號，登錄時占據(jù)一個欄目。批復與請示、復函與發(fā)函、正件與附件、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)和被批轉(zhuǎn)或被轉(zhuǎn)發(fā)件，應看作是一份文件的兩個部分，只編一個件號；但請示、來函、附件、被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的標題可以另外占行書寫。同一份文件的不同稿本，只編一個件號；重要文件的定稿、草稿與歷次修稿稿只編一個件號，但可以分別占一行登錄。件號的編寫應在同一個保管期限下、在同一年度內(nèi)從 1 開始逐件流水編制，同一年度內(nèi)盒與盒之間的文件件號必須相連。（2） 卷內(nèi)文件目錄第六欄是頁號，歸檔文件目錄第六欄是頁數(shù)頁號，即填寫卷內(nèi)每份文書材料的起始頁號，卷內(nèi)最后一份文書材料應填寫起止頁號，止號要與文件最后頁的頁碼相符。每卷都從 1 開始按卷內(nèi)文件排列順序依次編寫。頁數(shù)，即填寫一件文件的總頁數(shù)，用于統(tǒng)計和核對。每件按件內(nèi)紙張排列順序從 1 開始編寫。2)責任者：是指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。（1）責任者一般應按文件照錄，可寫通用的簡稱，如 邵東縣檔案局 ，不能使用 本局 等含義不明，難于判斷的簡稱。（2）聯(lián)合發(fā)文填主辦者和 我 （我指立檔單位名稱）。如有多個責任者，可寫前三個，后加 等 字。（3）對于領(lǐng)導人講話或以領(lǐng)導人名義發(fā)布的文件，責任者可填寫領(lǐng)導人姓名，但必須用 （ ） 標出領(lǐng)導職務；（4）未署責任者的文件，編目時應考證清楚一并填寫；（5）另外注意，文件制發(fā)者是原作者，而不是編印者或翻印者；（6）花名冊、介紹信、報道證、招聘表、工資轉(zhuǎn)移證、農(nóng)轉(zhuǎn)非存根等的責任者一律為文件中印章所指的批準單位。無批準單位印章的以填報單位所寫字樣為準；3)文號：填寫文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。（1）文號一般由機關(guān)代字、年度、順序號三部分組成，填寫文號要照實抄錄，不能隨意刪減、省略、落字。如有明顯錯字，注意改正，可用三排編寫。（2） 文號中的年度要用[ ]括起，如 邵檔發(fā)[2008]10號 。 （3）少數(shù)文號中出現(xiàn)無字號、無年度而只有數(shù)字號的情況，注意有則有，無則無。（4）文號欄內(nèi)不得填寫刊物名稱、期次、文件材料的件次，諸如 會議文件之一 或 某刊第幾期 等。4)題名：即文件標題。填寫目錄中的題名應將責任者、問題、文種三個部分照實抄錄。目錄中的文件題名要寫全，不能隨意刪減、省略，要做到一字不落。明顯的錯字，注意改正。目錄題名中如漏了《 》和 的，要增補。目錄題名中的單位名稱不能省略，必須以公章為準，做到一字不落。
解放軍文職招聘考試 檔案工作實務考試大綱 第一章 文件管理 第一節(jié) 文件-解放軍文職人員招聘-軍隊文職考試-紅師教育
解放軍文職招聘考試 檔案工作實務考試大綱 第一章 文件管理 第一節(jié) 文件發(fā)布時間：2017-05-22 19:48:49檔案工作實務考試大綱第一章 文件管理第一節(jié) 文件一、文件的概念與屬性（一）文件的概念王健主編的《文書學》（21世紀檔案學系列教材）中對文件定義作了如此表述：文件是指社會組織和個人在各項活動中形成的、具有特定效用的憑證性信息記錄。中華人民共和國檔案行業(yè)標準《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T1-2000）的文件定義是：國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。從日常使用來看， 文件 一詞通常與 文書 、 公文 混用。（二）公務文件的特點1．公文由法定作者制發(fā)2．公文具有法定的權(quán)威性和現(xiàn)行效用3．公文具有規(guī)范的體式和特定的處理程序二、文件的種類（一）通用公文通用公文一般是指黨政機關(guān)的規(guī)范性文件。1、命令（令）2、公報、公告和通告3、決定和決議4、指示5、意見、條例和規(guī)定6、議案和報告7、請示和批復8、通知和通報9、會議紀要10、函（二）事務文件事務文件是各級機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位處理日常事務，用來溝通信息，安排計劃，總結(jié)經(jīng)驗，調(diào)查研究問題，指導工作的一類公文。1、計劃2、總結(jié)3、簡報4、工作要點5、匯報提綱第二節(jié) 文件的形成與處理一．文件的擬寫（一）文件擬寫的基礎(chǔ)1．領(lǐng)會意圖，明確目的2．調(diào)查研究，獲取材料3．總體構(gòu)思，擬寫提綱4．起草初稿，認真修改（二）文件擬寫的相關(guān)規(guī)范1．行文規(guī)范2．結(jié)構(gòu)規(guī)范二、文書處理程序文書處理是指圍繞文件的發(fā)出、收進、運轉(zhuǎn)和日常管理所進行的一系列銜接有序的工作，包括收文處理、發(fā)文處理、文書管理三個環(huán)節(jié)。（一）收文處理1．簽收2．登記3．審核4．分送5．傳閱6．擬辦7．批辦8．承辦9．催辦10．注辦11．歸檔（銷毀）（二）發(fā)文處理1．擬稿2．核稿3．簽發(fā)4．編號5．繕印6．校對7．用印8．登記9．分發(fā)第三節(jié) 文件整理與歸檔一、立卷（一）立卷基礎(chǔ)1．立卷的概念和含義文書處理部門或人員將辦理完畢的，具有保存價值的文件材料，根據(jù)文件之間固有的聯(lián)系及形成的規(guī)律，組成案卷的過程稱為立卷。2、立卷特征及其運用（二）立卷環(huán)節(jié)的選擇1．部門立卷2．文件處理部門與機關(guān)檔案室結(jié)合立卷（二）立卷的準備工作1．立卷工作會議2．立卷業(yè)務培訓3．文件材料的收集和清理4．機關(guān)檔案室在立卷工作中的作用（三）擬訂（或修訂）立卷類目1、立卷類目的概念2、立卷類目的擬制（修訂）3、立卷類目的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容（四）平時歸卷1．平時歸卷的概念2．平時歸卷的目的3．平時歸卷的主要措施（五）卷內(nèi)文件的排列與編目1．排列卷內(nèi)文件2．編頁(件)號3．填寫卷內(nèi)文件目錄4．填寫卷內(nèi)備考表5．擬寫案卷題名6．填寫案卷封面7．裝訂案卷（六）案卷的排列與編目1．排列案卷2．編制案卷號3．編制案卷目錄二．組件（一）組件的意義1．有利于提高和控制檔案的質(zhì)量2．有利于在降低資源耗費的同時提高歸檔文件整理的效率3．便于深化檔案信息資源的開發(fā)、利用和管理4．更適應現(xiàn)代化的計算機管理（二）組件的方法步驟1．裝訂2．分類3．排列4．編號5．編目6．裝盒三、歸檔歸檔是辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室（館）保存的過程。（一）歸檔范圍（二）歸檔時間（三）歸檔要求（四）歸檔工作內(nèi)容和步驟第二章 檔案管理第一節(jié) 檔案收集一、檔案收集的內(nèi)容和要求檔案收集是檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關(guān)文獻的活動。（一）檔案收集的內(nèi)容1．檔案室接收本單位需要歸檔的文件材料。2．檔案館接收現(xiàn)行機關(guān)具有長遠保存價值的檔案。3．檔案館接收撤銷機關(guān)的全部檔案。4．檔案館征集散存在社會上的檔案。5．檔案館與圖書館、博物館、紀念館等交換檔案。（二）檔案收集的要求1．科學組織。2．信息完整。3．結(jié)構(gòu)優(yōu)化。4．標準控制。二、檔案室的收集（一）加強對歸檔制度的宣傳（二）對文件形成的超前控制（三）對文件積累、歸檔的監(jiān)督和指導（四）全面檢查歸檔的質(zhì)量（五）加強平時收集工作三、檔案館的收集（一）檔案館的收集范圍1．各級綜合性國家檔案館收集中華人民共和國成立后檔案的范圍2．各級綜合性國家檔案館收集中華人民共和國成立前檔案的范圍3．中央和地方各級專門性國家檔案館接收檔案的范圍（二）接收要求和手續(xù)1.接收要求2. 交接文據(jù)（三）現(xiàn)行機關(guān)檔案的接收1．接收期限2．接收方法（四）撤銷機關(guān)檔案的接收（五）重大活動檔案的接收（六）社會散存檔案的征集第二節(jié) 檔案整理一、檔案整理概述檔案整理，就是按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。（一）檔案整理的類型1．系統(tǒng)排列和編目2．局部調(diào)整3．全過程整理（二）檔案整理的內(nèi)容和步驟1．區(qū)分全宗。2．全宗內(nèi)檔案的分類。3．立卷（組件）。4．案卷（件）的排列。5．檔號的編制。6．案卷目錄（歸檔文件目錄）的編制。（三）檔案整理的原則1．保持文件之間的歷史聯(lián)系2．充分利用原有的整理基礎(chǔ)3．便于檔案的保管和利用二、全宗（一）全宗的概念全宗是一個國家機構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。全宗的基本含義（二）立檔單位及其構(gòu)成條件（三）立檔單位變化對全宗劃分的影響1.政權(quán)更迭的全宗處理2.立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理3. 立檔單位其他變化情況的全宗處理（四）全宗的補充形式1.聯(lián)合全宗2. 匯集全宗3.檔案匯集（五）判定檔案所屬全宗三、全宗內(nèi)檔案的分類（一）分類的基本要求全宗內(nèi)檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間、內(nèi)容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構(gòu)成一個有機的體系。分類應遵循以下基本要求：1.客觀性。2.邏輯性。3.可操作性。（二）分類方法檔案分類法，是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點的標準和根據(jù)，也稱 分類標準 、 分類原則 或 分類特征 。1.年度分類法2.組織機構(gòu)分類法3.問題分類法4.門類分類法5．職能分類法（三）分類方案的編制所謂分類方案，就是標列各個層次的類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要，又稱 分類大綱 。1.機關(guān)全宗分類方案的編制2. 企業(yè)全宗分類方案的編制四、檔號和目錄的編制（一）檔號編制原則檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。檔號的編制應遵循以下原則：1.唯一性原則。2.合理性原則。3.穩(wěn)定性原則。4.擴充性原則。5.簡單性原則。（二）檔號的結(jié)構(gòu)根據(jù)《檔號編制規(guī)則》（DA/T13 94）的規(guī)定，檔號結(jié)構(gòu)分為三種?！稓w檔文件整理規(guī)則》頒布實施后，又出現(xiàn)了兩種新的檔號結(jié)構(gòu)。（三）檔號的編制方法1.全宗號的編制方法2.案卷目錄號的編制方法3.類別號的編制方法4.項目號的編制方法5.案卷號的編制方法6.件號的編制方法7.頁（張）號的編制方法（四）目錄的編制第三節(jié) 檔案鑒定一、檔案鑒定概述（一）檔案鑒定的內(nèi)容檔案鑒定是判定檔案真?zhèn)魏蛢r值的過程。（二）檔案價值鑒定的原則1.從國家和人民的整體利益出發(fā)2.全面的觀點3.歷史的觀點4.發(fā)展的觀點（三）檔案價值鑒定的標準1.自身屬性標準2.社會需求標準3.相對價值標準二、檔案保管期限表檔案保管期限表，就是用表冊形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導性文件，它是鑒定檔案保存價值和確定檔案保管期限的依據(jù)和標準。（一）檔案保管期限表的類型1.通用檔案保管期限表（又稱標準檔案保管期限表）2.專門檔案保管期限表3.同系統(tǒng)機關(guān)檔案保管期限表4.同類型機關(guān)檔案保管期限表5.機關(guān)檔案保管期限表（二）檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)檔案保管期限表通常由順序號、條款、保管期限、附注以及總的說明等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的項目。（三）檔案保管期限的劃分檔案保管期限是指對檔案劃定的存留年限。根據(jù)國家現(xiàn)行規(guī)定，文書檔案的保管期限分永久和定期兩種，其中定期又可分為30年、10年。三、檔案鑒定的組織和方法（一）檔案鑒定的組織（二）檔案鑒定的方法（三）檔案銷毀檔案銷毀是指經(jīng)過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程。1.銷毀清冊2.銷毀方式第四節(jié) 檔案保管與保護一、檔案保管的內(nèi)容和要求（一）檔案保管的內(nèi)容檔案保管是維護檔案完整與安全的活動，指采取一定的管理方式和技術(shù)手段對檔案進行科學管理與保護，以維護檔案的完整與安全，最大限度延長檔案壽命的工作。1.檔案庫房管理2.檔案流動過程中的保護3.保護檔案的專門措施（二）檔案保管的基本要求1.以防為主，防治結(jié)合2.加強重點，照顧一般二、檔案保管的基本條件（一）檔案館（室）建筑1.檔案館建設規(guī)模和構(gòu)成2.檔案館的選址3.檔案館的建筑設計4.檔案室用房（二）其他保管條件1.檔案裝具2.檔案保管設備3.檔案包裝材料三、檔案庫房管理（一）檔案裝具的排列編號（二）檔案存放（三）檔案管理的應急處置四、檔案保護檔案保護是指防止檔案受損，延緩檔案退變和搶救、修復受損檔案的活動，它的任務是最大限度地延長檔案的壽命。（一）庫房溫、濕度的控制《檔案館建筑設計規(guī)范》對于檔案庫房以及各類技術(shù)用房的溫、濕度標準作出規(guī)定。庫房溫、濕度的控制，主要是通過密閉、通風，結(jié)合增溫、降溫、增濕、降濕等措施，使庫房溫、濕度控制在標準范圍內(nèi)。（二）庫房的 八防 措施庫房的 八防 措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，它們是保障檔案實體安全的主要防護措施。1.防火2.防光3.檔案蟲霉的防治（三）檔案修復檔案修復是指使受損或退變檔案恢復或接近原有特征，或?qū)ζ溥M行加固的過程，是一項搶救性的保護措施。紙質(zhì)檔案修復技術(shù)主要包括去污技術(shù)、去酸技術(shù)、加固技術(shù)、修裱技術(shù)、字跡恢復與顯示技術(shù)等。五、全宗卷（一）全宗卷的編制原則和內(nèi)容全宗卷是檔案館（室）在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。（二）全宗卷的整理整理組卷時，必須認真檢查、鑒定文件材料的完整程度及其保存價值，對于有重要遺缺或無保存價值的應予以補齊或剔除。卷內(nèi)文件材料按問題--時間進行系統(tǒng)排列，在此基礎(chǔ)上編制卷內(nèi)目錄。（三）全宗卷的管理第五節(jié) 檔案檢索一、檔案檢索概述（一）檔案檢索的內(nèi)容檔案檢索就是存儲和查找檔案信息的過程。1.存儲階段的主要內(nèi)容檔案檢索存儲階段的主要內(nèi)容包括兩方面：一是著錄標引。二是組織檢索工具。2.查找階段的主要內(nèi)容檔案檢索查找階段的主要內(nèi)容包括兩個環(huán)節(jié)：一是確定查找內(nèi)容。二是轉(zhuǎn)換成檢索標識。（二）檔案檢索效率檢索效率是指通過檢索滿足利用者利用需求的全面性和準確性程度。1.查全率2.查準率二、檔案著錄檔案著錄是對檔案內(nèi)容和形式特征等進行分析、選擇和記錄的過程。（一）著錄項目檔案著錄項目是揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項。根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）的規(guī)定，包括7個著錄項目。著錄項目分為必要項目和選擇項目。其中必要項目包括正題名、責任者、時間項、分類號、檔號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關(guān)鍵詞。其余為選擇項目。（二）標識符標識符是一種規(guī)范化的人工語言，用于表示不同的著錄項目和著錄內(nèi)容。1.著錄用標識符2. 著錄用標識符的使用規(guī)則（三）著錄條目格式著錄條目格式是著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式。1．段落符號式條目格式2．表格式條目格式（四）必要項目著錄細則1.正題名2.責任者3.時間項4.分類號5.檔號6. 電子文檔號7．縮微號8.主題詞或關(guān)鍵詞三、檔案標引檔案標引是指對檔案內(nèi)容進行主題分析，賦予檢索標識的過程。（一）分類標引檔案分類標引是對檔案內(nèi)容進行主題分析，賦予分類號標識的過程。根據(jù)《檔案分類標引規(guī)則》（GB/T15418-1994），檔案分類標引一般有以下程序：1. 研讀分類法。2. 檔案主題分析。3. 判定類別。4. 標引分類號。5. 審校。（二）主題標引主題標引是對檔案內(nèi)容進行主題分析，賦予主題詞標識的過程。根據(jù)《檔案主題標引規(guī)則》（DA/T19-1999），主題標引的步驟和方法有以下幾方面：1.審讀檔案2.主題分析和主題概念的選定3.選詞標引四、檔案檢索工具檔案檢索工具是用于存儲、查找和報道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。（一）檔案檢索工具的種類1.按體例分2.按功能分3.按載體形式分（二）常用檔案檢索工具的編制1.案卷文件目錄2.分類目錄3．主題目錄4．專題目錄5. 人名目錄6.文號索引7.全宗指南8.檔案館指南第六節(jié) 檔案統(tǒng)計一、檔案統(tǒng)計的內(nèi)容和要求（一）檔案統(tǒng)計的內(nèi)容檔案統(tǒng)計是對反映和說明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進行搜集、整理和分析的活動。檔案統(tǒng)計工作的內(nèi)容主要包括檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計兩部分。（二）檔案統(tǒng)計的基本要求1、準確性。2、科學性。3、時效性。二、檔案登記檔案登記是指登錄檔案和檔案管理有關(guān)數(shù)據(jù)的過程。檔案登記是檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)，分為檔案數(shù)量與狀況登記和檔案利用登記兩個方面。（一）檔案數(shù)量與狀況登記1.案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄2.總登記簿3.檔案移交（接收）登記簿4..全宗名冊5.全宗單（二）檔案利用登記1.借閱檔案登記簿2.檔案利用效果登記簿（表）三、檔案統(tǒng)計的步驟與方法檔案統(tǒng)計大致可以分為統(tǒng)計設計、統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計整理和統(tǒng)計分析四個階段。（一）檔案統(tǒng)計設計檔案統(tǒng)計設計的主要內(nèi)容有：1．明確統(tǒng)計調(diào)查目的和指標。2．確定統(tǒng)計調(diào)查的對象和觀察單位。3．確定統(tǒng)計調(diào)查的方法。4．統(tǒng)計調(diào)查方式。5．調(diào)查項目和調(diào)查表設計。（二）檔案統(tǒng)計調(diào)查檔案統(tǒng)計調(diào)查的基本方法有統(tǒng)計表報和專門調(diào)查兩種。1.統(tǒng)計表報。統(tǒng)計表報是各級檔案行政管理部門和檔案館（室）按照一定和規(guī)定自上而下地向同級和上級檔案行政管理部門定期報送的統(tǒng)計材料。2.專門調(diào)查。專門調(diào)查是為了認識和解決某一專門問題而臨時組織的調(diào)查。（三）檔案統(tǒng)計整理檔案統(tǒng)計整理就是將統(tǒng)計調(diào)查獲得的原始數(shù)據(jù)進行綜合整理，使之規(guī)范化、系統(tǒng)化的過程。統(tǒng)計整理的基本方法是統(tǒng)計分組。（四）檔案統(tǒng)計分析檔案統(tǒng)計分析是對統(tǒng)計資料進行綜合歸類、比較研究，以揭示檔案、檔案工作內(nèi)在聯(lián)系與發(fā)展規(guī)律的活動。統(tǒng)計分析的方法包括以下幾種：1.對比分析。2.相關(guān)分析與因果分析。3.靜態(tài)分析和動態(tài)分析。4.綜合分析。5.系統(tǒng)分析。第七節(jié) 科技檔案管理一、科技檔案的概念、特點和種類（一）科技檔案的概念1980年，經(jīng)國務院批準發(fā)布的《科學技術(shù)檔案工作條例》第二條規(guī)定，科技檔案是指在自然科學研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料?！稒n案工作基本術(shù)語》（DA/T1-2000）將科技檔案定義為 反映科學技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設等活動的檔案 。（二）科技檔案的特點1.專業(yè)性。2.成套性。3.現(xiàn)實性。4.效益性。（三）科技檔案的種類1.按產(chǎn)生領(lǐng)域分，可以分為基本建設檔案、科學技術(shù)研究檔案、產(chǎn)品檔案、設備儀器檔案等；2.按行業(yè)分，可以分為農(nóng)業(yè)科技檔案、工業(yè)科技檔案、國防科技檔案、測繪科技檔案、氣象科技檔案、地震科技檔案等；3.按記錄形式和載體形態(tài)分，可分為文字檔案、圖樣檔案、圖表檔案、計算檔案、聲像科技檔案、電子科技檔案、樣品實物檔案等。二、科技檔案的超前控制（一）科技文件的形成科學技術(shù)文件是記錄和反映生產(chǎn)、科研、基建、設備及其管理活動的文字、圖表、聲像等不同形式技術(shù)文件的總稱。1.科學技術(shù)研究文件的形成2.工業(yè)產(chǎn)品檔案的形成3．基本建設文件的形成4.設備儀器文件的形成（二）科技文件的積累1. 科技文件積累的要求2. 科技文件積累的方法（三）科技文件的管理措施1. 三納入 規(guī)定2.檔案部門參加項目驗收制度3. 四同步 管理4.設備開箱驗收制度5．竣工圖的編制規(guī)范（四）科技文件的組卷1.組卷的基本要求2.組卷方法3.案卷內(nèi)科技文件材料的排列4.卷內(nèi)科技文件材料頁號的編寫5.案卷封面的編制6.卷內(nèi)目錄的編制7.卷內(nèi)備考表的編制8、案卷的裝訂（五）科技文件的歸檔1.歸檔范圍2.歸檔時間3.歸檔份數(shù)4.歸檔要求和手續(xù)（六）重大建設項目文件的歸檔1.項目文件的整理要求2.項目文件的歸檔3.項目文件的歸檔審查三、科技檔案的整理（一）科技檔案的分類科技檔案分類，就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點，把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的科技檔案實體管理體系。1. 科技檔案分類的基本要求2.科技檔案分類的方法3. 科技檔案分類方法的實際應用（二）科技檔案案卷的排列案卷排列應遵循分類排列的原則，即將屬于同一類別的科技檔案排列在一起，將不同類別的科技檔案分別排列，不同類別的科技檔案有不同的排列方法。（三）科技檔案號的編制科技檔案號是檔案館（室）在整理和管理科技檔案的過程中，以字符形式賦予科技檔案的一組代碼，是存取科技檔案的標記，它起著固定整理成果，反映分類和排列次序，便于保管和查閱科技檔案的作用。1.科技檔案號的編制要求2.科技檔案號的編制方法（四）科技檔案案卷目錄的編制科技檔案案卷目錄是科技檔案整理工作的成果，是由揭示科技檔案特征的條目匯集而成并按照一定次序編排的科技檔案檢索工具。第八節(jié) 會計檔案、人事檔案和特殊載體檔案管理一、會計檔案管理會計檔案是國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位、個體工商戶和其他組織在會計核算活動中形成的具有保存價值的原始記錄，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。（一）會計核算材料的歸檔1.歸檔范圍2.歸檔時間3.歸檔要求和手續(xù)（二）會計檔案的整理1.會計檔案的分類2.會計檔案的組卷3.會計檔案的編目（三）會計檔案的鑒定與銷毀1.會計檔案的鑒定2.會計檔案的銷毀二、人事檔案管理人事檔案是在人事管理活動中形成的記述和反映個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及所受獎勵、處罰等方面情況并以個人為單位歸檔保存的原始記錄。人事檔案可分為干部檔案和企業(yè)職工檔案。（一）人事檔案的內(nèi)容和分類根據(jù)《干部檔案工作條例》的規(guī)定，干部檔案的內(nèi)容分為十類。企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類與此基本相同。（二）人事檔案的收集在人事管理活動中形成的人事檔案材料，應在一個月之內(nèi)移交到的人事檔案室。干部檔案管理部門，接收干部任免、工資變動通知后，要及時將干部職務變動和工資變動的情況登記入檔。職工所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機構(gòu)對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持職工檔案的完整。（三）人事檔案的鑒定1.價值性鑒定2.完整性鑒定3.真實性鑒定（四）人事檔案的整理1.人事檔案的分類排列2.人事檔案的編目3.人事檔案的裝訂（五）人事檔案的利用（六）流動人員人事檔案的管理1996年12月，中共中央組織部、國家人事部發(fā)布了《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，對流動人員人事檔案的管理作了具體規(guī)定。1.流動人員人事檔案的范圍2.流動人員人事檔案管理機構(gòu)3.流動人員人事檔案的轉(zhuǎn)遞三、特殊載體檔案管理特殊載體檔案是指除紙質(zhì)以外的其他載體形式的檔案。（一）照片檔案管理照片檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。照片檔案的管理應遵循《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)的規(guī)定。1．照片檔案的收集2．照片檔案的整理3．照片檔案的保管（二）磁性載體檔案管理磁性載體檔案系指國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動及科學實踐中直接形成的有保存價值的磁性載體文件?！洞判暂d體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T15-95）對磁性載體文件的歸檔、磁性載體檔案管理與保護作了具體規(guī)定。1. 磁性載體文件的歸檔2. 磁性載體檔案的整理編目3. 磁性載體檔案貯存與保護（三）印章檔案管理印章檔案是國家機關(guān)、社會組織和個人在從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等社會活動中形成和使用過的印章，是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有著特殊價值的檔案。印章檔案可分為實用印章和藝術(shù)印章。1．印章檔案的收集2．印章檔案保管期限的劃分3．印章檔案的整理第三章 檔案信息資源的開發(fā)利用第一節(jié) 檔案信息資源開發(fā)利用概述一、檔案信息資源開發(fā)利用的含義檔案信息資源是指通過人類的參與而獲取的可利用的檔案信息，包括檔案原件和各種檔案信息開發(fā)的成果（如檔案目錄、檔案文獻匯編、檔案參考資料和檔案復制件等）。檔案信息資源開發(fā)利用的含義。二、檔案信息資源開發(fā)利用的基本原則（一）服務原則（二）開放原則（三）法制原則（四）效益原則三、檔案信息資源開發(fā)利用的主要內(nèi)容（一）不斷充實檔案信息服務的內(nèi)容。（二）充分利用網(wǎng)絡提供利用服務。（三）構(gòu)建政府內(nèi)部檔案信息共享平臺。（四）加強利用場所和設施建設。（五）推進檔案信息產(chǎn)品專題開發(fā)和加工。（六）加強企業(yè)檔案信息資源開發(fā)。（七）重視檔案信息增值服務工作。（八）促進檔案信息服務業(yè)的形成。第二節(jié) 檔案信息資源開發(fā)利用的途徑和方法一、檔案信息資源開發(fā)利用的基本途徑（一）按開發(fā)利用工作的對象劃分1.提供檔案原件。2.提供檔案副本或復制品。3.提供檔案信息加工品。（二）按開發(fā)利用工作的渠道劃分1.檔案信息查閱服務。2.政府信息公開查閱服務。3.網(wǎng)絡利用。4.檔案資料編研出版。5.檔案展覽和社會宣傳教育。二、檔案信息資源開發(fā)利用的基本方法（一）檔案借閱（二）檔案開放（三）檔案公布（四）檔案展覽（五）檔案編研三、檔案借閱（一）閱覽室的建設閱覽室是指檔案館、檔案室內(nèi)供利用者閱覽檔案的專門場所。它是檔案館（室）的窗口，建立環(huán)境友好、設施齊全的閱覽室是做好檔案借閱工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是檔案館（室）展示公眾形象的重要場所。（二）檔案閱覽檔案閱覽是指檔案館（室）根據(jù)利用者的查檔需求，在閱覽室提供相應的檔案資料的一項工作，這是檔案館（室）最基本、最常用的一種檔案信息資源開發(fā)利用方法。1.查閱條件2.查閱程序3.查閱的有關(guān)規(guī)定（三）檔案外借檔案外借是為滿足某些特殊的利用需求，如機關(guān)工作必須以檔案原件作為證據(jù)等，檔案館（室）暫時將檔案借出館室外使用的一種檔案信息資源開發(fā)利用方法。（四）檔案證明檔案證明是指依據(jù)檔案的記載出具的憑證性文件。出具檔案證明要以引述或節(jié)錄檔案原文為主要編寫方法，保證內(nèi)容的準確、真實、客觀。（五）檔案咨詢檔案咨詢是指檔案館、檔案室答復詢問、指導和幫助利用的活動。1.檔案咨詢類型2.檔案咨詢的步驟（六）檔案利用統(tǒng)計分析檔案利用統(tǒng)計分析就是運用各種科學方法，對經(jīng)過整理的反映檔案利用情況的統(tǒng)計資料進行周密的分析研究，根據(jù)具體的數(shù)量關(guān)系，探討檔案利用工作的特點，揭示檔案利用工作的發(fā)展規(guī)律和存在的問題，提出解決問題的辦法，做出科學的預測和結(jié)論。四、檔案開放檔案開放是檔案館將達到一定期限、無需控制使用的檔案向社會公開提供利用的活動。（一）檔案開放的鑒定和準備1、組建開放鑒定組織。2、確定開放鑒定范圍，制定檔案開放鑒定方案。3、開展開放鑒定工作。4、辦理檔案開放審批手續(xù)。5、編制開放檔案目錄。6、對重要檔案進行復制。（二）館藏檔案解密和劃分控制范圍1. 館藏檔案的解密2. 劃分控制范圍五、檔案公布檔案公布是指將檔案或檔案的特定內(nèi)容通過某種形式首次公布于眾。（一）檔案公布的權(quán)限規(guī)定檔案公布是一項嚴肅的工作，有嚴格的審批程序和審批權(quán)限。按照檔案的所有權(quán)不同，可劃分為不同的公布權(quán)限。（二）檔案公布的形式第三節(jié) 檔案編研一、檔案編研概述（一）檔案編研的內(nèi)容1.匯編檔案文集，編纂和公布檔案史料。2.編寫評價和介紹檔案材料的工具書。3.編寫出版檔案參考材料。4.參與編史修志或撰寫專著。（二）檔案編研的特點1.研究性。2.思想性。3.政策性。（三）檔案編研工作的新拓展 網(wǎng)絡編研網(wǎng)絡編研（即網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案編研工作），是指檔案部門依托信息網(wǎng)絡先進的存貯、檢索、傳輸技術(shù)和網(wǎng)絡編輯技術(shù)，借助計算機高效率的信息處理功能，開展檔案編研工作，并將檔案編研成果通過網(wǎng)絡以電子文獻的形式提供給利用者的一項檔案編研工作。1.借助于計算機提供的各種信息處理技術(shù)，可以提高檔案編研過程中的信息采集和加工水平。2.借助于計算機多媒體技術(shù)，可以豐富編研成果的表現(xiàn)形式。3.借助于網(wǎng)絡傳播媒介，可以提高檔案編研成果傳播的廣泛性和時效性，更好地發(fā)揮其服務作用。二、檔案編研的選題（一）選題依據(jù)一般來說，選題必須依據(jù)三個條件，一是考慮社會需要，二是依據(jù)檔案文獻基礎(chǔ)，三是編輯力量，三者相輔相成，缺一不可。（二）選題角度1.從反映某一歷史人物活動的角度選題。2.從反映某一歷史事件的角度選題。3.從反映某一問題的角度選題。4.從反映某一組織機構(gòu)活動的角度選題。5.從反映某一會議活動的角度選題。6.從反映某一重要文種的角度選題。7.從反映某一地區(qū)某一方面內(nèi)容的角度選題。（三）編前研究三、檔案編研的選材（一）選材標準１.材料的真實性。２.材料的典型性。３.材料的新穎性。4.材料的適用性。5.材料的完整性。（二）選材步驟1.初選。2.復選。3.定選。四、檔案編研材料的加工（一）加工原則1.存真原則。2.求實原則。3.慎改原則。4.標注原則。5.規(guī)范原則。（二）加工的內(nèi)容和方法1.原文轉(zhuǎn)錄2.格式加工3.點校加工4.擬制或修改標題（三）分類編排1.體例2.分類排列（四）輔文編寫1.編輯說明2.序言3.目錄4.注釋五、常用檔案編研材料的類型及編輯（一）檔案文獻匯編檔案文獻匯編是按照一定的題目對檔案文獻原文材料收集、挑選、編輯和評介而編制的一種檔案編研成果。有以下幾種主要類型：1．法規(guī)文件匯編2．重要文件匯編3．發(fā)文匯編4．會議文件匯編5．專題文件匯編（二）檔案參考資料檔案參考資料是檔案部門根據(jù)一定的題目對館室藏檔案的有關(guān)內(nèi)容進行研究、綜合、加工而編寫的一種檔案編研成果。主要可分為：1．大事記2．組織沿革3．專題概要4.會議簡介5．基礎(chǔ)數(shù)字匯集6．年鑒第四節(jié) 檔案展覽一、檔案展覽概述檔案展覽是指按一定主題展示檔案的活動。（一）檔案展覽的作用檔案展覽目前已成為檔案信息資源開發(fā)利用的重要方式，具有十分重要的作用。（二）檔案展覽的形式檔案部門舉辦的檔案展覽形式有很多，按照展期長短，可以分為兩種：1．長期性的檔案展覽。2．臨時性的檔案展覽。二、檔案展覽的籌辦（一）編寫展覽大綱1、展覽選題2、展品收集與選擇3、展覽大綱的撰寫要求4、編寫展覽說明5、編寫講解詞（二）布展1、展覽設計2、展品制作3、展板、展柜制作4、環(huán)境布置（三）展覽宣傳1．借助媒體宣傳。2．展覽周圍環(huán)境宣傳。3．編印發(fā)放展覽宣傳資料。（四）展覽服務1．講解服務。2．咨詢服務。即接待人員口頭解答參觀者在參觀過程中提出的相關(guān)問題，介紹檔案部門的性質(zhì)、職能、館室藏檔案資料狀況、服務對象、利用程序及手續(xù)等，適當?shù)亍⒂嗅槍π缘匦麄鳈n案和檔案工作。3．其他服務。（五）展覽觀眾的組織與管理1、開幕式的組織與管理2、展覽的日常管理第五節(jié) 檔案館社會服務功能拓展一、政府信息公開查閱場所建設（一）政府信息公開的范圍政府信息是指行政機關(guān)在履行職責過程中制作或者獲取的、以一定形式記錄和保存的信息。屬于政府應主動公開的信息的范圍是：涉及公民、法人或者其他組織切身利益的信息；需要社會公眾廣泛知曉或者參與的信息；反映行政機關(guān)機構(gòu)設置、職能、辦事程序等情況的信息；其他依據(jù)法律、法規(guī)和國家有關(guān)規(guī)定主動公開的信息。（二）檔案館政府信息公開查閱場所建設的要求檔案館政府信息公開查閱場所建設的基本要求是，各級國家綜合檔案館應設置政府信息公開查閱場所，解決好建立政府信息公開查閱場所所需場地、設施、設備、經(jīng)費和人員等條件，制定政府公開信息報送機制，督促同級政府機關(guān)部門及時報送主動公開的政府信息，制定政府信息公開查閱的各項制度，做好政府信息的收集、整理、編目、保管和利用，積極地為社會各界和人民群眾提供主動公開政府信息。（三）檔案館政府信息公開查閱場所建設的內(nèi)容1．條件建設2．制度建設3．業(yè)務建設二、愛國主義教育基地建設國家檔案館愛國主義教育基地是指經(jīng)各級黨委、政府或者相關(guān)部門批準命名、公開掛牌，由國家檔案館管理，以館藏檔案為主要資源，向社會開展愛國主義、革命傳統(tǒng)教育和國情、省情、市情、區(qū)情、縣情教育及科技文化知識教育的活動場所。（一）內(nèi)容建設1、基本原則和要求2、活動形式（二）制度建設1、愛國主義教育基地組織管理制度。2、展品征集移交制度。3、展品管理制度。4、展廳管理制度。5、展覽審核制度。6、展覽開放制度。7、接待講解制度。8、文件歸檔制度。（三）場地建設1．具有開展活動所必需的展廳、教室等場所。2．配備必要的設施設備。3．有良好的參觀環(huán)境。三、檔案網(wǎng)站建設（一）檔案網(wǎng)站的概念和功能廣義的檔案網(wǎng)站是指一個應用框架，它將各種檔案應用系統(tǒng)和各類檔案信息資源集成到一個信息管理平臺之上，并以統(tǒng)一的用戶界面提供給用戶，從而建立起檔案部門面向各類用戶的信息通道。狹義的檔案網(wǎng)站，是指基于互聯(lián)網(wǎng)對檔案信息資源進行集成并提供有關(guān)檔案信息服務的應用系統(tǒng)。其基本功能包括以下幾方面：1．檔案信息服務功能。2．宣傳功能。3．網(wǎng)上辦事功能。4．交流功能。（二）檔案網(wǎng)站建設的原則1．科學定位2．專業(yè)特色3．視覺美化4．方便實用（三）檔案網(wǎng)站的內(nèi)容設計內(nèi)容設計是檔案網(wǎng)站整體設計的核心部分，是實現(xiàn)檔案網(wǎng)站功能的關(guān)鍵所在。檔案網(wǎng)站的內(nèi)容設計應根據(jù)網(wǎng)站需要實現(xiàn)的基本功能進行設計，主要反映本單位的基本信息和服務項目，并進行科學合理的分類，確定欄目名稱、結(jié)構(gòu)層次及其排序。第四章 電子文件管理第一節(jié) 電子文件概述一、電子文件的概念電子文件是以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?。二、?gòu)成電子文件的要素電子文件由內(nèi)容信息、背景信息和結(jié)構(gòu)信息三大基本要素構(gòu)成，把握電子文件的構(gòu)成要素對于理解和管理電子文件十分重要。內(nèi)容信息是電子文件的核心要素，而背景信息和結(jié)構(gòu)信息則是保證電子文件內(nèi)容信息真實、可靠與可用的重要條件。三、電子文件的特點（一）信息的非人工識讀性及系統(tǒng)依賴性（二）信息與載體的可分離性（三）信息的流動性與不穩(wěn)定性（四）信息存取的不可靠性四、電子文件的種類（一）按文件信息格式劃分2.數(shù)據(jù)文件3.圖形文件4.圖像文件5.音頻文件6.視頻文件7.命令文件（二）按文件的功能劃分1.主文件2.支持性文件3.輔助性、工具性文件（三）按文件的生成方式劃分1.數(shù)字化文件2.原始數(shù)字文件（四）按電子文件組成方式劃分1.簡單文件2.復合文件3.復雜文件第二節(jié) 電子文件管理概述一、電子文件管理原則電子文件管理應當遵循以下原則：（一）全程管理原則（二）前端控制原則（三）真實性保障原則（四）完整性保障原則（五）可讀性保障原則（六）風險管理原則（七）技術(shù)與管理手段結(jié)合原則二、電子文件管理模式（一）機構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理模式1.電子文件分散式管理2.電子文件集中式管理3.文檔一體化管理（二）檔案館電子文件的管理模式1.集中式保管模式2.分布式保管模式在上述兩種方案的基礎(chǔ)上，有人提出了集中式與分布式結(jié)合的 自由進館原則 。三、電子文件管理規(guī)范（一）電子文件管理法規(guī)電子文件法規(guī)由國家最高權(quán)力機關(guān)或行政機關(guān)按照一定的立法程序制定并依靠國家強制力保證實施的關(guān)于電子文件及其管理活動的行為規(guī)范。1．電子文件相關(guān)的法律問題2．電子文件法規(guī)特點（二）電子文件管理標準電子文件管理標準是指按照特定工作程序制定，經(jīng)公認的權(quán)威機構(gòu)批準的有關(guān)電子文件管理要求、方法與技術(shù)的規(guī)范。電子文件管理相關(guān)標準可以分為與電子信息管理共用標準、與紙質(zhì)文件檔案管理共用標準、電子文件管理專有標準三大類。1.國外電子文件管理標準2．我國電子文件管理標準（三）電子文件管理制度電子文件管理制度是指國家或機構(gòu)為電子文件管理而制定的包括政策、指南、準則在內(nèi)的規(guī)范。從內(nèi)容上來說，電子文件管理制度可以分為綜合性制度與專項制度。第三節(jié) 電子文件的管理一、電子文件的收集（一）電子文件收集的原則電子文件采集的范圍可按照國家關(guān)于文件歸檔范圍的現(xiàn)行規(guī)定執(zhí)行，使有保存價值的電子文件得以留存。由于電子文件不同于紙質(zhì)文件，在采集時除考慮文件自身價值外，還應考慮到以下因素，以保證被采集文件的完整性。1．文件的復雜程度2．文件的管理要求（二）電子文件收集的具體要求1．記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留。2．當公務或其他事務處理過程只產(chǎn)生電子文件時，應采取嚴格的安全措施。3．對在網(wǎng)絡系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。4．不同類型電子文件的收集范圍及格式的要求。5．計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。6．定期制作電子文件的備份，并對電子文件進行登記。二、電子文件的鑒定（一）鑒定內(nèi)容電子文件的內(nèi)容鑒定可以借鑒紙質(zhì)文件鑒定的原則、標準與方法，傳統(tǒng)文件保存期限表對文件保管期限的規(guī)定可以運用于電子文件。因此，這里所講的電子文件鑒定內(nèi)容主要針對技術(shù)鑒定。技術(shù)鑒定是指對電子文件的各方面技術(shù)狀況進行全面的檢查，包括：1.真實性鑒定2.完整性鑒定3.可讀性鑒定4.無病毒鑒定5.介質(zhì)狀況檢查（二）鑒定步驟1.確定電子文件保管期限2.對電子文件鑒定過程進行記錄和監(jiān)控三、電子文件的歸檔（一）歸檔范圍歸檔前鑒定為具有保存價值的電子文件是歸檔范圍的主體，此外，還要將下列材料納入歸檔范圍：（1）歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔、表達電子文件內(nèi)容的基本格式和有關(guān)元數(shù)據(jù)；（2）與電子文件有聯(lián)系的其他形式重要的文件，與電子文件一同歸檔，有條件的單位可以將這些文件做數(shù)字化處理，作為電子文件歸檔；（3）電子文件歸檔時某些環(huán)節(jié)的成果（著錄信息、鑒定記錄等）應與文件信息一起向檔案部門移交。特別需要指出的是，目前我國實行雙套歸檔制，即規(guī)定電子文件歸檔的同時，應歸檔相同的紙質(zhì)文件。（二）歸檔方式電子文件歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。物理歸檔是把計算機及其網(wǎng)絡上的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。（三）歸檔時間電子文件的歸檔時間分為實時歸檔和定期歸檔兩種。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》指出，邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。（四）歸檔具體要求《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對電子文件歸檔做出了具體的規(guī)定。四、電子文件的著錄電子文件著錄指的是通過獲取、核對、分析、組織和記錄關(guān)于文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景以及文件系統(tǒng)的信息，準確描述電子文件的過程及成果。（一）電子文件著錄的特點電子文件著錄具有以下特點：1.全要素2.全過程3.綜合性（二）電子文件著錄的實施一般來說，文件級以及案卷級的著錄工作一般應由電子文件形成部門完成，著錄文件與電子文件同時歸檔。獲取著錄文件的最佳辦法是在文件形成之前便將著錄信息的形成和收集工作納入考慮范圍，真正實現(xiàn) 前端控制 。（二）元數(shù)據(jù)1.含義元數(shù)據(jù)是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。2．特點元數(shù)據(jù)具有整體性、層級性、相對穩(wěn)定性和動態(tài)性、鏈接性等特征。3．種類及要素4．元數(shù)據(jù)在電子文件管理中的作用5．元數(shù)據(jù)的管理五、 電子文件的處置電子文件的處置就是根據(jù)鑒定結(jié)果對電子文件所做的處理工作。處置的方式一般有銷毀、在本機構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)長期保存、向檔案部門移交三種。（一）電子文件的銷毀電子文件的銷毀是指通過刪除文件、格式化或破壞載體等方式，使文件不可能再以電子方式重建，其內(nèi)容無法恢復與還原。（二）在本機構(gòu)電子文件保存系統(tǒng)內(nèi)長期保存反映本機構(gòu)一般活動、具有業(yè)務憑證價值、但不具有廣泛的社會價值的電子文件可以在本機構(gòu)的電子文件管理系統(tǒng)中保存。機構(gòu)應該對這些電子文件進行集中存儲，并將備份異地存儲。（三）向檔案部門移交反映本機構(gòu)主要職能活動和基本情況、對機構(gòu)具有業(yè)務憑證價值或其他長遠利用價值、或?qū)ι鐣哂虚L遠利用價值的電子文件，應由機構(gòu)定期向檔案部門移交。機構(gòu)向檔案部門移交文件的過程就是電子文件歸檔的過程。六、電子文件的保管電子文件保管指的是依據(jù)管理規(guī)范和運用技術(shù)對電子文件進行日常維護和管理并實現(xiàn)其長久保存和利用。（一）電子文件保管的特點與紙質(zhì)文件相比，電子文件保管具有以下特點：1．保管和日常維護的技術(shù)難度增加2．電子文件管理成本增加3．結(jié)構(gòu)的復雜性影響文件的真實性、完整性、系統(tǒng)性4．電子文件的共享性給信息保管帶來不安全因素5．電子文件原始性確認難度較大（二）電子文件的載體保護電子文件載體使用的是磁性、光學材料等精密型載體，對保存環(huán)境提出了很高的要求。電子文件載體保護可以參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，磁性載體保護具體依據(jù)《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》，光盤載體保護具體依據(jù)《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應用規(guī)范》來開展。（三）電子文件信息保護1．信息安全防范2．信息加密技術(shù)3．信息認證技術(shù)4．防治計算機病毒5．信息備份6．網(wǎng)絡安全（四）電子文件的長久保存選擇合適的載體、數(shù)據(jù)格式、制定相關(guān)標準、運用元數(shù)據(jù)進行管理是實現(xiàn)電子文件長久保存的基礎(chǔ)性工作，除此以外還應當選擇長久保存的技術(shù)（解決方案），當前主要有：1.更新2.仿真3．遷移第五章 檔案信息化建設第一節(jié) 檔案信息化建設概述一、檔案信息化建設的概念和內(nèi)涵陳智為、鄧紹興、劉越男編著的《檔案管理學》對檔案信息化建設的定義表述為：檔案信息化建設是指應用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程。從檔案信息化建設的目標和主要任務看，檔案信息化建設是指以國家信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展的要求為導向，以檔案網(wǎng)絡建設為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，以檔案信息化人才隊伍為依托，以政策法規(guī)、標準規(guī)范、管理制度等為保障的信息化工作體系。檔案信息化建設的涵義可從以下四個方面進行理解：（一）檔案信息化建設是一個動態(tài)的概念。（二）檔案信息化建設是以信息技術(shù)的廣泛應用為前提。（三）檔案信息化建設是一個復雜的系統(tǒng)工程。（四）檔案信息化建設的最終目的是加強檔案信息資源的建設、管理和利用。二、檔案信息化建設的原則和內(nèi)容（一）檔案信息化建設的基本原則1.統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施。2. 統(tǒng)一標準、分級建設。3.需求導向、注重效益。4.經(jīng)濟適用、適當超前。5.持續(xù)發(fā)展、保障安全。（二）檔案信息化建設的主要內(nèi)容1.信息化基礎(chǔ)建設。2.檔案信息資源建設。3.應用系統(tǒng)建設。4.保障體系建設。（三）檔案信息化建設的主要目標和重點任務第二節(jié)檔案信息化基礎(chǔ)建設一、檔案信息化硬件設施（一）數(shù)字化加工和存儲設備數(shù)字化加工設備主要包括：1. 掃描儀2. 音頻采集和數(shù)字化轉(zhuǎn)換設備3. 視頻數(shù)字化轉(zhuǎn)換和編輯加工設備4. 存儲設備（二）網(wǎng)絡環(huán)境的構(gòu)建1. 計算機網(wǎng)絡概述計算機網(wǎng)絡是地理上分散的多臺獨立的計算機通過軟硬件設備互連，以實現(xiàn)資源共享和信息交換的系統(tǒng)。檔案網(wǎng)絡環(huán)境建設主要是構(gòu)建三個網(wǎng)絡，即局域網(wǎng)、政務專網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)。2．網(wǎng)絡連接設備常用的網(wǎng)絡設備有網(wǎng)卡、中繼器、網(wǎng)橋、路由器、網(wǎng)關(guān)、調(diào)制解調(diào)器等。3. 服務器4．網(wǎng)絡布線二、檔案信息化軟件建設（一）數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫是以一定組織形式存儲在一起的相關(guān)數(shù)據(jù)的集合。按照數(shù)據(jù)庫所采用的不同數(shù)據(jù)模型，可將數(shù)據(jù)庫劃分為層次型數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡型數(shù)據(jù)庫、關(guān)系型數(shù)據(jù)庫和對象型數(shù)據(jù)庫等。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的主要特點：1. 可實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。2.數(shù)據(jù)的冗余度少。3. 數(shù)據(jù)的獨立性高。4. 數(shù)據(jù)實現(xiàn)集中控制。5. 數(shù)據(jù)的一致性和可維護性。（二）檔案管理系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)是指各機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和各級各類檔案館用于對檔案信息和檔案實體進行輔助管理的各種類型的計算機應用軟件系統(tǒng)，又稱檔案管理軟件。1. 檔案管理軟件的基本要求2. 檔案管理軟件的功能要求三、檔案信息化標準規(guī)范建設（一）檔案信息化標準規(guī)范的建設原則1. 符合國家信息化和檔案管理的有關(guān)方針政策。2. 符合國情并適合國家和不同地區(qū)之間的標準銜接。3.優(yōu)先采用國際標準。4. 具有綜合性和可操作性。5. 具有導向性。6．區(qū)分不同情況，科學、有序地制定檔案信息化標準體系。（二）檔案信息化標準規(guī)范的體系構(gòu)成和主要內(nèi)容1．數(shù)字檔案資源建設。2．電子文件的歸檔管理。3．檔案信息化基礎(chǔ)設施建設。4．檔案信息化應用系統(tǒng)建設。5．數(shù)字檔案資源的開發(fā)利用。6．檔案信息安全。7．其他方面。（三）現(xiàn)有檔案信息化建設標準規(guī)范介紹近年來，國家檔案局和有關(guān)部門陸續(xù)推出了一批檔案信息化建設相關(guān)法規(guī)、標準和規(guī)范性文件。第三節(jié) 數(shù)字檔案資源建設一、檔案數(shù)據(jù)庫建設（一）檔案數(shù)據(jù)庫建設概述檔案數(shù)據(jù)庫是按照檔案管理的規(guī)律組織在一起，彼此之間相互獨立而又相互聯(lián)系的可共享檔案數(shù)據(jù)集合。根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)形式和數(shù)據(jù)類型，可分為檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。（二）檔案數(shù)據(jù)庫的特點1. 規(guī)律性。2. 共享性。3. 專業(yè)性。4. 多樣性。（三）檔案數(shù)據(jù)庫的設計檔案數(shù)據(jù)庫的設計過程可分為五個步驟，即數(shù)據(jù)庫需求分析、概念設計、邏輯設計、物理設計和加載測試。（四）檔案數(shù)據(jù)庫的主要應用檔案數(shù)據(jù)庫從利用角度可分為檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，其主要應用也可歸納為檔案目錄數(shù)據(jù)服務、檔案全文數(shù)據(jù)服務和多媒體檔案數(shù)據(jù)服務三個方面。二、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化（一）檔案數(shù)字化概述狹義的檔案數(shù)字化，又稱數(shù)字化加工或數(shù)字化轉(zhuǎn)換，是指通過一定的技術(shù)手段將存儲于傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計算機可以識別和處理的信息的過程。廣義的數(shù)字化，是指通過一定的技術(shù)手段，將存儲在傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形態(tài)存在的、計算機可識別和處理的信息，并加以存儲、組織、檢索和維護的過程。（二）檔案數(shù)字化的基本原則1．價值性原則。2. 實用性原則。3. 開放性原則。4. 特色性原則。（三）檔案數(shù)字化的基本過程檔案數(shù)字化的工作流程包括管理流程和業(yè)務流程兩個方面，業(yè)務流程是檔案數(shù)字化工作流程的主體，管理流程是業(yè)務流程的保障。1. 檔案數(shù)字化的管理流程2. 檔案數(shù)字化的業(yè)務流程檔案數(shù)字化的一般業(yè)務流程包括前處理、數(shù)字化加工、信息組織、信息存儲、信息服務、信息維護等過程。3. 檔案數(shù)字化的存儲格式和技術(shù)參數(shù)（四）紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的規(guī)定，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的業(yè)務流程如下：1.檔案整理。2.檔案掃描。3.圖像處理。4.圖像存儲。5.目錄建庫。6.數(shù)據(jù)掛接。7.數(shù)據(jù)驗收。8.數(shù)據(jù)備份。9.數(shù)字化成果管理。第四節(jié)數(shù)字檔案館建設一、數(shù)字檔案館建設概述（一）檔案檔案館的概念數(shù)字檔案館概念有廣義和狹義之分。廣義的數(shù)字檔案館是作為社會整體性的數(shù)字檔案館群，是一個有眾多檔案資源群、檔案信息資源處理中心和檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。狹義的數(shù)字檔案館是指作為個體的單個數(shù)字檔案館。（三）數(shù)字檔案館的特點1.管理工作的自動化。2.信息資源的數(shù)字化和集成化。3.基礎(chǔ)工作的標準化。4.信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化。5.利用服務的主動化。6.技術(shù)應用的綜合化。二、數(shù)字檔案館建設的目標和要求（一）數(shù)字檔案館建設的目標和原則建設數(shù)字檔案館的主要目標是為數(shù)字檔案的管理、數(shù)字檔案館的運作以及傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化提出完整的解決方案，通過開發(fā)先進適用的應用系統(tǒng)，建立相關(guān)的業(yè)務規(guī)范和標準，建設各類數(shù)字檔案資源庫，實現(xiàn)區(qū)域檔案信息資源的共建共享。圍繞以上建設目標，數(shù)字檔案館建設應堅持以下原則：1. 統(tǒng)籌規(guī)劃。2. 需求導向。3. 手段創(chuàng)新。4. 持續(xù)發(fā)展。（二）數(shù)字檔案館建設的基本要求1. 以公益性為主。2. 以資源建設為核心。3. 統(tǒng)一標準規(guī)范。4. 開放建設與利益共享。5. 開發(fā)與引進相結(jié)合。三、數(shù)字檔案館建設的規(guī)劃和實施（一）數(shù)字檔案館建設的組織規(guī)劃數(shù)字檔案館的總體規(guī)劃一般包括以下內(nèi)容：1.總則。2.指導思想和總體目標。3.建設內(nèi)容。4. 工程分期及實施步驟。5. 工程預期效果及創(chuàng)新性。（二）數(shù)字檔案館的系統(tǒng)構(gòu)架和運作模式從社會的組織形式看，廣義的數(shù)字檔案館是由一個個相對獨立的個體數(shù)字檔案館所組成，其間包括數(shù)字檔案資源的共建協(xié)調(diào)子系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源的調(diào)度和共享協(xié)調(diào)子系統(tǒng)、數(shù)字檔案信息資源管理子系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源維護子系統(tǒng)等組成。廣義數(shù)字檔案館的系統(tǒng)構(gòu)架，一般應包括以下五個層次：應用界面層、信息服務層、元數(shù)據(jù)存儲層、異構(gòu)資源集成整合層和分布式資源存儲層。數(shù)字檔案館的功能模塊一般包括業(yè)務管理子系統(tǒng)、館藏建設子系統(tǒng)、資源發(fā)布子系統(tǒng)、工作流子系統(tǒng)、元數(shù)據(jù)倉儲子系統(tǒng)和檔案存儲子系統(tǒng)等功能模塊。（三）數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)設施建設數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)設施建設包括硬件基礎(chǔ)建設和網(wǎng)絡環(huán)境構(gòu)建兩個方面。（四） 數(shù)字檔案館的信息資源采集和利用1. 數(shù)字檔案館的信息資源采集2. 數(shù)字檔案館的信息資源開發(fā)利用（五）建立數(shù)字檔案館的科學評價體系評價工作應貫穿于數(shù)字檔案館建設的始終，評價體系必須涵蓋數(shù)字檔案館建設的各個方面。1. 館藏評價。2. 技術(shù)評價。3. 服務評價。4. 管理評價。5. 效益評價。四、數(shù)字檔案館建設的其他相關(guān)問題（一）數(shù)字檔案館建設的核心技術(shù)1. 數(shù)字化生成技術(shù)。2．智能檢索技術(shù)。3. 中間件技術(shù)和集群技術(shù)。4. 海量數(shù)據(jù)存儲和檢索技術(shù)。5. 異構(gòu)系統(tǒng)的互操作技術(shù)。（二）數(shù)字檔案資源的長久保存問題（三）數(shù)字檔案館的元數(shù)據(jù)編制和分布式資源調(diào)度利用問題第五節(jié)檔案信息化保障體系建設一、檔案信息化建設規(guī)劃檔案信息化建設規(guī)劃包括兩個層面：宏觀規(guī)劃和微觀規(guī)劃。在制定檔案信息化建設規(guī)劃的過程中，堅持科學性和先進性、實用性和可行性、適用性和可擴展性的原則，應重點應把握好以下幾點：1. 制訂檔案信息化建設規(guī)劃應與國家、地區(qū)、行業(yè)的信息化整體規(guī)劃相銜接。2. 制訂規(guī)劃應明確需求，認真論證。3. 制訂規(guī)劃應因地制宜，正確定位。。4. 制訂規(guī)劃要明確目標，科學分解。二、檔案信息化人才隊伍建設（一）加強對檔案信息化人才隊伍建設的組織領(lǐng)導（二）積極開展檔案信息化人才的教育培訓工作各級各類檔案部門要適應檔案信息化建設需要，積極創(chuàng)造條件，采取多種途徑對檔案信息化人才進行教育和培訓。（三）突出檔案信息化人才隊伍建設的重點1. 加強檔案信息化人才骨干隊伍建設。2. 加強青年檔案信息化人才的培養(yǎng)。3. 加強檔案信息化管理人才的培養(yǎng)。4. 檔案信息化技術(shù)應用型人才的培養(yǎng)。三、檔案信息化建設社會服務體系（一）檔案信息化建設社會服務概述根據(jù)外包業(yè)務的具體內(nèi)容，可將檔案部門的信息技術(shù)外包業(yè)務分為以下三種類型：1. 軟件業(yè)務外包。2. 檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、檔案網(wǎng)站建設或數(shù)字檔案館建設工程業(yè)務的部分或全部外包。3. 將信息技術(shù)資產(chǎn)、人員及租賃資產(chǎn)等交由信息技術(shù)供應商負責管理。（二）檔案信息化建設社會服務中的風險管理1.制定外包項目的科學管理策略。2. 具備一定的信息技術(shù)能力。3.注重內(nèi)外部門的協(xié)調(diào)運作。四、檔案信息安全保障（一）檔案信息安全概述檔案信息安全可歸納為檔案信息系統(tǒng)安全和檔案信息內(nèi)容安全兩大類，其中檔案信息系統(tǒng)安全又可細分為檔案應用系統(tǒng)安全、檔案信息網(wǎng)絡安全、計算機系統(tǒng)安全和檔案信息設備安全，傳統(tǒng)狹義的檔案信息安全都可以歸類為檔案信息系統(tǒng)安全，主要體現(xiàn)在以下五個方面：1．保密性。2．完整性。3. 可用性。4. 可控性。5. 不可抵賴性。（二）檔案信息安全管理的基本原則1. 規(guī)范原則。2. 預防原則。3．立足國內(nèi)的原則。4. 注重實效原則。5. 均衡防護原則。6. 分權(quán)制約原則。7. 應急原則。8．災難恢復原則。（三）檔案信息安全技術(shù)1. 身份鑒別。2. 訪問控制。3. 信息加密。4. 電磁泄露發(fā)射防護。5. 信息完整性校驗。6. 抗抵賴。7. 安全審計。8. 安全保密性能檢測。9. 入侵監(jiān)控。10. 邊界防衛(wèi)技術(shù)。11. 安全反應技術(shù)。12. 操作系統(tǒng)安全。13. 數(shù)據(jù)庫安全。14. 其他信息安全技術(shù)。
解放軍文職招聘考試文件簽署問題-解放軍文職人員招聘-軍隊文職考試-紅師教育
發(fā)布時間：2017-08-23 10:33:301、必須使用法定簽字工具。這件事不能小看。法定的簽字工具這件事馬虎一點就馬虎一點，也不影響什么。我說的可能是上綱上線，說的嚴重一點，有可能因此而成為歷史的罪人。為什么呢？領(lǐng)導用鉛筆簽了，你給存了，過兩年鉛末掉光了，看不見了。我們現(xiàn)在很難斷定哪一個文件是有重大的歷史文獻，調(diào)查一些事情，結(jié)果由于你管理不嚴，有歷史文獻價值的東西就沒了，這東西是不可以再建的，不可補的。所以這個事一定要嚴格。如果領(lǐng)導用不合格的筆簽字，你就給他送簽字筆去，什么話也別說，他一定明白。這個知識他是有的，可能由于某種原因他忽視了，你給他送筆就是提示他。2、簽署。閱件和變件關(guān)于畫圈的事，這個中間也有過一些討論，如果讓領(lǐng)導都不畫圈有時侯可能很難做到，都畫圈可能會影響公文的質(zhì)量。國務院公文處理辦法對這個事就做了一個規(guī)定。閱件：送閱領(lǐng)導沒有批示意見的，圈閱表示已閱知。辦件：主批領(lǐng)導不能畫圈，主批領(lǐng)導不一定是一把手，比如副職是分管外事的，這個是涉外事項，你就是主批領(lǐng)導。先看了這個文件以后，建議怎么辦，完了以后送給一把手，一把手畫圈表示同意你的意見，這個是可以畫圈的。說一把手畫圈，過后找你后賬，說畫圈是畫圈了，但并沒有同意，那不行，這是國務院公文處理辦法規(guī)定的這個圈就是視為同意主批領(lǐng)導意見。3、簽發(fā)。領(lǐng)導在簽發(fā)文件或者批閱文件的時候，還要注意主管和非主管、正職和副職。該你簽發(fā)的你簽發(fā)，不該你簽發(fā)的你是建議通過。關(guān)于簽署文件形成了一種風氣，特別是副職，叫做擬同意。這是不規(guī)范的，你是作為一級組織，一個領(lǐng)導，你有你的責任，你就說你同意還是不同意，不同意是什么意見，同意就寫同意。擬同意是什么？打算同意，一把手如果不是這意思再改，非常不好的。一把手的意見不是這樣，也可以再改，尊重一把手的意見，也是可以的。弄一個擬同意叫?；^，這是門風問題，不贊成。4、會簽。過去沒有這方面的規(guī)定，有一個前后順序的問題，一般認為誰主辦這件事誰先簽，有個意見，人家會同才好簽，結(jié)果因為誰先簽誰后簽的問題產(chǎn)生矛盾，公文處理辦法修訂里面就明確下來了。主辦單位領(lǐng)導簽署意見后送會簽單位會簽。
解放軍文職招聘考試歸檔文件的編目-解放軍文職人員招聘-軍隊文職考試-紅師教育
發(fā)布時間：2017-11-24 23:08:08歸檔文件的編目一、編制《文書檔案歸檔文件目錄》：歸檔文件應按分類方案和室編件號順序,逐件編制《文書檔案歸檔文件目錄》。內(nèi)容包括：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注。二、裝訂《文書檔案歸檔文件目錄》：歸檔文件目錄應單獨裝訂成冊并編制封面。1、裝訂目錄：目錄成冊的方式視文件多少和利用需要而定,可與分類方案一致，一個流水號一本；也可一種期限一年一本或數(shù)年一本；或三種期限一年合訂一本等等 , 不同流水號間以口取紙或在表格右上方加注的方式來區(qū)分或設總目錄。2、填寫封面：內(nèi)容包括：全宗名稱、年度、期限、機構(gòu)(問題)等項目,其中全宗名稱填寫立檔單位全稱或規(guī)范化簡稱 , 其它項目視目錄成冊方式選擇填寫。
